Инструкция Министерства внутренних дел от 31.10.1994 N 286 "ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ПРИМЕНЕНИЯ ПРАВИЛ ПРЕБЫВАНИЯ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН В РЕСПУБЛИКЕ КАЗАХСТАН [утратил силу]".
7. Порядок ведения личных и групповых дел. Сроки хранения архивных дел. Обеспечение бланками
7. Порядок ведения личных и групповых дел. Сроки хранения архивных дел. Обеспечение бланками
114. На каждого иностранца, постоянно проживающего в Республике Казахстан, а также лицо без гражданства в подразделениях паспортной и визовой работы УВД, где они состоят на учете, заводится личное дело, в которое подшиваются все материалы, касающиеся данного лица.
Секретные документы, подшитые в дело, а также пакеты с личными документами должны быть обязательно включены в опись документов, имеющихся в деле. В этом случае на обложке дела проставляется гриф "Секретно" и производится соответствующая отметка об этом в книге учета личных дел.
Личные и групповые дела на иностранцев должны быть зарегистрированы в книге учета личных дел (приложение N 14).
Порядковый номер по книге одновременно является порядковым номером дела, который проставляется на обложке дела и на учетных карточках.
Личные дела на иностранцев хранятся в помещениях, обеспечивающих их сохранность.
При пересылке дел в другие органы об это производится соответствующая отметка в книге учета личных дел и на учетных карточках.
115. На иностранцев, прибывших в Республику Казахстан для временного проживания личные дела не заводятся. Вся переписка, относящаяся к таким лицам, подшивается в групповые дела, заведенные на определенные категории граждан. Групповые дела могут заводиться по следующим признакам:
а) по министерствам, ведомствам, принимающим иностранцев в Республике Казахстан;
б) по странам, из которых прибывают такие иностранцы;
в) по целям въезда в Республику Казахстан;
г) по административным районам, в которые прибывают иностранцы.
Групповые дела учитываются и хранятся в том же порядке, как и личные дела.
116. В горрайорганах внутренних дел (отделениях милиции) личные дела на иностранцев не заводятся. Все материалы и документы, касающиеся этих лиц, направляются в УВД для приобщения к личным делам.
Для переписки с УВД, относящейся к иностранцам, в горрайоргане внутренних дел (отделении милиции) заводится специальное дело с присвоением ему номера по номенклатуре дел.
117. Архивные личные дела на иностранцев хранятся:
а) на выехавших на постоянное жительство за границу и на умерших - 10 лет;
б) на лиц, утративших гражданство Республики Казахстан или вышедших из него - постоянно;
в) на выдворенных из Республики Казахстан - 10 лет;
г) на принятых в гражданство Республики Казахстан постоянно;
д) на лиц, гражданство которых проверялось органами внутренних дел - постоянно.
Учетные карточки (приложение N 16) на этих лиц хранятся в два раза дольше срока хранения личных дел.
Групповые дела хранятся в течение года после выезда из Республики Казахстан лиц, на которых они заведены.
Учетные карточки на иностранцев, в отношении которых материалы велись по групповым делам, хранятся два года.
Учетные карточки иностранцев, вступивших в брак с казахстанскими гражданами, а также на всех иностранцев, умерших на территории Республики Казахстан, хранятся постоянно.
118. Уничтожение личных дел на иностранцев производится по актам, составленным специально выделенной комиссией и утвержденным начальником УВД, ГУВД или их заместителями.
В эту комиссию обязательно включается представитель КНБ.
Акты об уничтожении личных дел хранятся постоянно. На учетных карточках и в книгах учета личных дел должно быть указано, когда уничтожены дела и где хранятся акты об уничтожении.
119. Дела, в которых имеются иностранные документы, документы об образовании, трудовой деятельности, службе в армии, смерти, акты и документы, подтверждающие пересылку или передачу ценностей, принадлежащих лицам, на которых были заведены дела, уничтожаются только в исключительных случаях по отдельным актам после просмотра их в соответствующем УКНБ.
120. Дела, представляющие историческую ценность, подлежат передаче на хранение в соответствующие государственные архивы с приложением к ним справок о месте нахождения лиц, на которых они были заведены.
121. Бланки заявлений, анкет, учетных карточек и других документов, предусмотренных настоящей Инструкцией, за исключением бланков видов на жительство, изготавливаются управлениями внутренних дел областей. До введения новых бланков заявлений, анкет и учетных карточек необходимо полностью использовать все имеющиеся запасы аналогичных бланков старого образца.
