Законодательство Казахстана on-line   

Постановление Правления Национального Банка от 14.06.2001 N 224
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ, УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫМИ УЧАСТНИКАМИ СТРАХОВОГО РЫНКА И СТРАХОВЫМИ АГЕНТАМИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ"

 
 
Навигация
  • Отправить другу ссылку на эту страницу
Рекомендуем посетить:
Counter.CO.KZ - бесплатный счетчик посещений web-страниц на любой вкус
Оплата услуг IP-телефонии. Ваучеры Skype, Betamax и другие. Моментальная доставка.
Размещение рекламы на xFRK

В целях реализации Закона Республики Казахстан "О страховой деятельности" Правление Национального Банка Республики Казахстан постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность и ввести ее и настоящее постановление в действие по истечении четырнадцати дней со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.

Примечание

2. Департаменту банковского и страхового надзора (Мекишев А.А.):

1) совместно с Юридическим департаментом (Шарипов С.Б.) принять меры к государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан настоящего постановления;

Примечание

2) в десятидневный срок со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан довести настоящее постановление до сведения заинтересованных подразделений центрального аппарата, территориальных филиалов Национального Банка Республики Казахстан и страховых (перестраховочных) организаций.

Примечание

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Председателя Национального Банка Республики Казахстан Марченко Г.А.

Председатель

Национального Банка

Приложение 1. Инструкция по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность

Глава 1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законами Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", "О страховой деятельности", "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" и определяет порядок документирования, управления документацией и хранения документов в страховых (перестраховочных) организациях, страховых брокерах и страховых агентах - юридических лицах (далее - организация), актуариях и страховых агентах - физических лицах.

Примечание

2. В целях выполнения установленных законодательством требований по обеспечению правильного документирования, управления документацией и хранения документов организация обязана утвердить внутреннюю Инструкцию по делопроизводству, по согласованию с соответствующим центральным государственным республиканским архивом или местным уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией (далее - органы управления и ведения архивным делом).

Работники организации должны быть ознакомлены с ее внутренними правилами документирования, управления документацией и хранения документов.

3. Основные требования к документированию, управлению документацией и хранению документов определяются нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.

4. Работа по текущему контролю за документированием, управлением документацией и хранению документов в организации (филиале и представительстве) возлагается на ее делопроизводственную службу либо на конкретное должностное лицо.

5. При смене руководителя делопроизводственной службы или должностного лица, ответственного за состояние делопроизводства в организации, дела и документы передаются вновь назначенному лицу по соответствующему акту.

6. Для временного хранения документов, образованных в деятельности организации (филиале и представительстве), их учета и использования в практических целях создается ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства).

7. Законченные делопроизводством документы и дела, образованные в деятельности организации, подлежат временному хранению в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) в соответствии со сроками, установленными настоящей Инструкцией. По истечении установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан сроков временного ведомственного (частного) хранения документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, подлежат передаче в упорядоченном виде на постоянное государственное хранение в соответствующий государственный архив.

8. Порядок документирования и управления документацией в организации осуществляется согласно требованиям "Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан", утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33.

Примечание

9. Методическую, консультативную и практическую помощь в обеспечении деятельности делопроизводственных и архивных служб организаций (их филиалов и представительств) осуществляют согласно двусторонним договорам с соответствующими органами управления и ведения архивным делом.

Глава 2. Документирование и управление документацией

10. Документирование деятельности организации предполагает строгое выполнение ею установленных законодательством требований к реквизитам и бланкам документов, правильному их составлению и унификации.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется с учетом особенностей ее правового статуса, решаемых задач и функций.

11. Для правильного распределения документов в дела в соответствии с их классификацией, обеспечения оперативного поиска документов и учета дел организация (филиалы и представительства) составляют индивидуальную номенклатуру дел (далее - номенклатура дел), подлежащую обязательному согласованию с местными государственными органами по архивам.

12. Общие вопросы документооборота в деятельности юридических лиц устанавливаются законодательством.

13. Порядок обработки поступающих (входящих) и отправляемых (исходящих) документов, работы с внутренними документами, регистрации и исполнения документов определяется организацией с учетом требований уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.

14. Функционирование системы электронного документооборота в организации предполагает необходимость принятия по этому вопросу отдельного внутреннего нормативного документа, предусматривающего следующие принципы:

1) наличие в организации достаточного уровня программных и технических средств компьютерной обработки данных, автоматизированных систем управления электронными формами документов и электронной почтой;

2) однократность регистрации электронного документа;

3) признание достоверности электронной цифровой подписи только при наличии в информационной системе программно - технических средств, обеспечивающих идентификацию данной подписи;

4) обеспечение непрерывной технологии документооборота от ввода документа в систему до помещения его в дело (передачи на хранение).

15. С момента заведения и до передачи в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) документы хранятся по месту их формирования в дела, либо в порядке централизованного хранения дел в делопроизводственной службе организации.

16. Руководители филиалов и представительств (структурных подразделений) и сотрудники организации, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов.

Электронные документы могут храниться в серверах, которые обеспечивают их физическую сохранность, аутентичность электронной информации.

17. В целях повышения оперативности поиска документов дела должны располагаться в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, которая помещается на видном месте в соответствующем структурном подразделении. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре дел. Хранить дела в рабочих столах запрещается.

18. Выдача дел во временное пользование сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации (филиала и представительства). На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Дела, не законченные делопроизводством, выдавать сторонним организациям запрещается.

19. Изъятие документов из дел постоянного хранения (в т.ч. по предписаниям специальных государственных органов) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

20. Хранение документов в персональном компьютере осуществляют в виде файлов, по принципу один документ - один файл.

21. Все сроки хранения, принятые в бумажном делопроизводстве, действительны для электронных архивов. Электронные документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, электронные документы по личному составу, электронные документы с отметкой "ЭПК", проставленной в номенклатуре дел, хранятся и на бумажной основе (электронные аналоги при поступлении на государственное хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом рассматриваются как страховые копии документов на бумажной основе). Документы на бумажной основе должны быть с необходимыми подписями и печатями.

22. Мероприятия по обеспечению оперативного хранения документов в структурных подразделениях организации (филиалах и представительствах) определяются с учетом требований настоящей Инструкции.

Глава 3. Номенклатура дел и основные требования к формированию дел в организации

23. Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в определенном календарном году в делопроизводстве организации (филиале и представительстве) в соответствии с выполняемыми ею заданиями и функциями.

24. При разработке номенклатуры дел используют:

1) предыдущие утвержденные номенклатуры дел;

2) утвержденные типовые перечни документов с указанием сроков хранения;

3) нормативные правовые акты и методические документы, разработанные уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.

25. В номенклатуру дел не включаются наименования печатных изданий.

26. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

1) название вида дела (в том числе переписка, журналы) или разновидности документов (в том числе приказы, протоколы);

2) название организации или соответствующего структурного подразделения (автор документа);

3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;

4) краткое содержание документов дела;

5) даты (период), к которым относятся документы дела;

6) указание на наличие копий документов дела.

27. Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

28. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

29. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, за (на) который составлены планы (отчеты).

30. Номенклатура дел организации состоит из следующих разделов:

1) высший орган организации - общее собрание акционеров;

2) коллегиальные органы (за исключением исполнительного органа) - совет директоров и ревизионная комиссия;

3) исполнительный орган - правление (его структурные подразделения в соответствии с утвержденным штатным расписанием).

Номенклатура дел филиалов и представительств организации разрабатывается в соответствии с утвержденным штатным расписанием филиала и представительства.

31. Заголовки дел в номенклатуре дел в каждом структурном подразделении исполнительного органа, филиале и представительстве организации обязательно должны включать следующее:

1) нормативные правовые акты уполномоченного государственного органа по регулированию и надзору за страховой деятельностью;

2) предписания (поручения, задания) различных государственных органов и документы по их исполнению;

3) учредительные и иные регистрационные документы организации (уставы, положения о структурных подразделениях организации, регистрационные формы), регламент работы организации (при наличии);

4) распорядительные документы организации (в том числе постановления, приказы, распоряжения);

5) инструкции (производственные, типовые, должностные);

6) плановая документация (перспективные, среднесрочные, годовые, квартальные, месячные, планы, сметы расходов, штатные расписания);

7) отчетная документация (сводные, годовые и с большей периодичностью, квартальные, месячные, оперативные);

8) документы по основной деятельности;

9) переписка;

10) учетно-регистрационные документы (в том числе журналы, книги, картотеки, карточки);

11) номенклатура дел (организации, структурного подразделения исполнительного органа, филиала или представительства).

32. Для копий документов, образованных в деятельности организации (в том числе приказы, распоряжения, инструкции, протоколы), проставляется срок хранения "До минования надобности".

33. Отметка "ЭПК" означает, что в данном деле возможно образование документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, и при проведении экспертизы ценности дело должно быть просмотрено полистно на предмет включения его в опись дел постоянного хранения.

34. Оформленная, утвержденная в установленном порядке, согласованная и одобренная номенклатура дел должна состоять из:

1) титульного листа с указанием официального наименования и ведомственного подчинения организации, наименования номенклатуры дел, даты и места составления;

2) перечня наименований соответствующих структурных подразделений организации с указанием их номеров индексов по номенклатуре дел;

3) списка сокращенных слов с их расшифровкой (в строго в алфавитном порядке);

4) основной описательной части номенклатуры дел;

5) итоговой записи к номенклатуре дел.

35. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

36. Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года и после его согласования (утверждения) в установленном порядке с соответствующим органом управления и ведения архивным делом вводится в действие с 1 января. Действие номенклатуры дел определяется пятилетним сроком, в течение которого она ежегодно перепечатывается и утверждается с учетом изменений в составе документов. В случае изменений в структуре организации (филиала и представительства) номенклатура дел пересоставляется вновь и подлежит утверждению и согласованию в установленном порядке.

37. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

1) документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

2) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

3) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией, и иметь необходимые реквизиты;

4) группировать в дело документы одного календарного года (за исключением личных дел и переходящих дел);

5) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров;

6) документы внутри дела располагают в соответствии с последовательностью освещения вопроса (в хронологическом порядке, по решаемым проблемам) или вначале дела помещают инициативный документ, затем - ответный и иные документы, освещающие решение вопроса.

38. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

39. Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

40. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

41. Утвержденные планы, отчеты, лимиты, сметы и другие документы формируются отдельно от их проектов.

42. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

43. Обращения граждан и документы по исполнению по вопросам работы организации, фактов коррупции и другим важным вопросам, определенным государством, группируются раздельно от обращений граждан по личным и вопросам, непосредственно не относящимся к деятельности организации.

44. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

45. Документы на электронных носителях группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

46. Обложка дела должна содержать следующие реквизиты:

1) официальное наименование организации (филиала и представительства);

2) наименование населенного пункта;

3) наименование (заголовок) дела, его индекс по номенклатуре дел;

4) срок хранения дела;

5) количество листов в деле (заполняется после окончания дела делопроизводством).

47. В необходимых случаях (в делах, содержащих конфиденциальную информацию, личных делах, проектно - сметной документации) в дело вкладывается внутренняя опись документов.

48. При подготовке дел к передаче на хранение в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) или на государственное хранение проводится экспертиза ценности документов.

Экспертизой ценности документов называется процесс определения сроков хранения документов и отбора их на ведомственное (частное) или государственное хранение на основании установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан принципов и критериев.

49. В ходе экспертизы ценности дела постоянного хранения, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

1) подшивку или переплет дела;

2) нумерацию листов дела;

3) составление листа - заверителя дела;

4) составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

5) оформление реквизитов обложки дела.

50. Экспертиза ценности документов осуществляется специально определенными работниками структурных подразделений организации (филиалов и представительств) и постоянно действующей экспертной комиссией, создаваемой исполнительным органом организации (филиалами и представительствами) с включением, при необходимости, в ее состав работников соответствующих органов управления и ведения архивным делом. Положение об экспертной комиссии организации (филиала и представительства) в обязательном порядке подлежит согласованию с соответствующим органом управления и ведения архивным делом.

Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем исполнительного органа организации (филиалов и представительств).

К обязательному рассмотрению экспертной комиссии организации, относятся следующие вопросы:

1) об одобрении проектов конкретной, типовой и примерной номенклатур дел;

2) об одобрении описей дел постоянного хранения и по личному составу;

3) об одобрении актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

4) о состоянии делопроизводства и архивного хранения в организации (филиалах и представительствах);

5) об инициировании в установленном порядке предложений по изменению (установлению) сроков хранения отдельных категорий документов, установленных (не предусмотренных) "Перечнем документов, образующихся в деятельности страховых и перестраховочных организаций (с указанием сроков хранения)", прилагаемым к настоящей Инструкции (далее - Перечень);

6) об одобрении графиков передачи дел в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) или на государственное хранение.

51. Результаты экспертизы ценности документов оформляются в виде:

1) описи дел постоянного хранения, утверждаемой руководителем исполнительного органа организации (руководителем филиала и представительства) и соответствующим органом управления и ведения архивным делом;

2) описи дел по личному составу, утверждаемой руководителем исполнительного органа организации (филиала и представительства) и согласовываемого с соответствующим органом управления и ведения архивным делом;

3) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаемого руководителем исполнительного органа организации (филиала или представительства) и рассматриваемого соответствующим органом управления и ведения архивным делом;

4) справки о неполноте документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, утверждаемого руководителем исполнительного органа организации (филиала и представительства) и представляемого в соответствующий орган управления и ведения архивным делом.

52. В конце заверенных делопроизводством дел постоянного хранения и по личному составу должны подшиваться на отдельном листе заверительные надписи с указанием в цифровом и буквенном выражениях количества пронумерованных листов, подписи и расшифровки подписи.

53. Дополнительные реквизиты (номера фонда, описи, дела) проставляются после завершения экспертизы ценности.

54. Передача дел из структурных подразделений исполнительного органа организации в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) производится через два года на третий.

Глава 4. Временное хранение документов в ведомственном (частном) архиве организации

55. Порядок временного хранения документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан и их страховых копий в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства), устанавливается уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.

56. Ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) осуществляет хранение документов на бумажной, электронной основах и на пленочных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, дел по личному составу и дел временного срока хранения.

57. Электронные документы на внешних и внутренних магнитных носителях (в т. ч. дискетах, магнитных лентах) подлежат хранению в упакованном и опечатанном виде, с указанием сведений о лицах, ответственных за достоверность и качество передаваемых для учета и хранения магнитных носителей.

58. В целях обеспечения сохранности документов в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) проводится следующий необходимый комплекс работ:

1) ведение учета документов;

2) создание оптимальных условий хранения документов;

3) соблюдение порядка выдачи дел из ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства);

4) проверка наличия и состояния дел;

5) обеспечение физико-химической сохранности документов.

59. Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) документы, в том числе неописанные, страховые копии особо ценных документов, описи дел, и документы, образовавшиеся в деятельности других организаций. Основными учетными документами ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) являются:

1) книга учета поступлений и выбытия документов - для постоянного учета хранимых документов;

2) книга учета поступлений и выбытия страхового фонда - для постоянного учета особо ценных документов;

3) описи дел - для поединичного и суммарного учета дел.

60. В целях создания оптимальных условий для сохранности документов руководство исполнительного органа страховой организации обеспечивает:

1) предоставление под ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства), в соответствии с объемом и составом хранящихся дел, отдельного здания (или части здания), либо помещения специально оборудованного (приспособленного) для хранения документов (далее - хранилище);

2) соблюдение мер пожарной безопасности хранилища;

3) установление в помещении и хранилище охранной сигнализации;

4) создание оптимального температурно - влажностного и светового режима хранения документов;

5) проведение регулярных профилактических мероприятий против появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли;

6) установление металлических стеллажей или деревянных, обработанных огнезащитным составом.

61. Порядок выдачи дел из хранилища, включая выдачу дел в читальный зал ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) или во временное пользование ее структурных подразделений, другим организациям либо на проведение работ по микрофильмированию и реставрации документов определяется внутренним документом организации, утверждаемым руководителем исполнительного органа организации, с учетом требований настоящей Инструкции. Дела выдаются из хранилища во временное пользование на срок, не превышающий 10 дней - для сотрудников структурных подразделений исполнительного органа страховой организации (филиалов и представительств) и 3 месяца - для других юридических лиц. По истечению установленных сроков при необходимости производится переоформление документов на выданные дела. Выдача дел регистрируется в учетных документах.

62. В целях установления фактического наличия дел, внесенных в соответствующие описи, выявления дел, требующих консервационно - профилактической обработки и реставрации, исполнительным органом страховой организации (филиалами и представительствами) проводится проверка наличия и состояния документов и дел. Проверка документов Национального архивного фонда, включенных в описи дел постоянного хранения, производится не реже чем раз в 5 лет, дел по личному составу и документов временного хранения (свыше 10 лет) - не реже чем раз в 10 лет.

Единовременные внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся:

1) после перемещения дел в другое помещение (хранилище);

2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или в связи с имевшимся фактом доступа в хранилище постороннего лица (лиц);

3) при смене руководителя ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) или лица, ответственного за обеспечение хранения документов;

4) при реорганизации (ликвидации) организации, создании или упразднении ее филиалов и представительств.

Выявленные документы Национального архивного фонда с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы) или текста подвергаются специальной обработке: реставрации, дезинфекции, микрофильмированию, фотореставрации или копированию. Вне зависимости от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми.

Глава 5. Указания по применению Перечня

63. Перечень (согласно Приложениям 1, 2, 3, и 4) составлен в соответствии с требованиями нормативных правовых актов уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.

Примечание

64. Перечень является основным документом, определяющим сроки хранения всего комплекса документов, в том числе содержащих конфиденциальную информацию, образующуюся в деятельности организации, ее филиалов и представительств, а также актуария и страхового агента.

Примечание

Перечень служит основным пособием при составлении номенклатуры дел и проведении экспертизы ценностей документов и дел.

65. В Перечне не даются конкретные заголовки дел, а лишь перечисляются категории и виды документов. Организация, актуарий и страховой агент самостоятельно составляют номенклатуру дел. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты, сроков хранения и номеров статей.

Примечание

В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел и на обложках дел проставляется срок их хранения.

66. Примечание

67. Примечание

68. При необходимости экспертная комиссия организации вправе вносить в установленном порядке предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

Изменение сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных Перечнем, производится согласно решению соответствующего органа управления и ведения архивным делом.

69. Перечень построен по предметно - вопросному принципу и состоит из разделов, соответствующих основным вопросам деятельности организации.

70. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

71. Введенный в Перечень срок "до минования надобности" относится, в основном, к организационно - распорядительной документации и означает, что документация имеет ограниченное практическое значение.

Глава 6. Хранение документов при прекращении деятельности организации

72. При добровольной ликвидации (реорганизации) организации решение о месте дальнейшего хранения ее документов принимает ликвидационная комиссия (иной уполномоченный орган) по согласованию с соответствующим органом управления и ведения архивным делом.

73. Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации, деятельность которой прекращается в добровольном или принудительном порядке, обязана обеспечить все требования, предъявляемые к юридическим лицам по вопросам правильного учета и сохранности документов, в том числе, связанных с деятельностью ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего).

Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации после принятия в установленном законодательством порядке дел и документов ликвидируемой организации должны назначить лицо, ответственное за обеспечение хранения документов организации.

74. При изменении состава ликвидационной комиссии организации прием - передача дел и документов, подлежащих хранению, новому составу ликвидационной комиссии (ее отдельным членам) производится в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

75. Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) в период своей деятельности обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных ранее на экспертную комиссию ликвидируемой организации.

76. При ликвидации организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их, обязаны принять меры по сохранности документов, имеющих значение для истории и культуры Республики Казахстан, социально - правовой защиты граждан и совместно с соответствующими органами управления и ведения архивным делом определить порядок их дальнейшего хранения.

77. Документы принудительно ликвидируемой организации, подлежащие постоянному хранению, должны быть надлежащим образом оформлены и переданы на хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом на основании судебного постановления.

Перед передачей документов ликвидируемой организации на архивное хранение проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов. Передача документов осуществляется по описям и оформляется соответствующим актом.

Если состояние и качество обработки документов ликвидируемой организации не отвечают предъявляемым требованиям, то ликвидационная комиссия организации обязана обеспечить их упорядочение.

78. Расходы по организации хранения документов ликвидируемой организации, в том числе по решению суда, производятся за счет средств организации.

В случае отсутствия у принудительно ликвидируемой организации средств для передачи дел и документов на архивное хранение место их постоянного хранения определяется судом.

79. Сведения о сдаче дел и документов организации на временное и / или постоянное хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом указываются в отчете ее ликвидационной комиссии.

Глава 7. Заключительные положения

80. Ответственность за нарушение установленного законодательством порядка оформления учета и хранения документов определяется законодательными актами.

81. Вопросы, не урегулированные настоящей Инструкцией, подлежат разрешению в соответствии с нормами законодательства Республики Казахстан.

Приложение 1. Перечень документов, образующихся в деятельности страховых и перестраховочных организаций (с указанием сроков хранения)

Приложение 1
к Инструкции по
документированию,
управлению документацией
и хранению документов
профессиональными участниками
страхового рынка
и страховыми агентами,
осуществляющими
предпринимательскую деятельность
Примечание

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, образующихся в деятельности
страховых и перестраховочных организаций
(с указанием сроков хранения)

              

N
ста-
тьи

Вид документов

Срок хранения
документов

Примечание

В исполни-
тельном
органе ст-
раховой и
перестра-
ховочной
организа-
ции (да-
лее - орга
низация)

В филиалах
и предста-
вительствах
организации

1

2

3

4

5

1. Вопросы системы управления

1.1. Распорядительная деятельность

1.

Законы РК и иные законодательные
акты, Указы и иные акты
Президента РК, постановления
(распоряжения Премьер - Министра)
Правительства РК
а) касающиеся деятельности
организаций
б) направленные для сведения и
руководства






Постоянно


ДМН






ДМН


ДМН

 

2.

Поручения Администрации
Президента РК, Канцелярии
Премьер - Министра РК,
центральных исполнительных
органов, документы по их
исполнению

Постоянно

-

 

3.

Приказы, указания центральных
исполнительных Органов:
а) касающиеся деятельности
организаций
б) направленные для сведения
и руководства



Постоянно


ДМН



ДМН


ДМН

 

4.

Нормативные правовые акты и
методические рекомендации
уполномоченного
государственного органа по
регулированию и надзору за
деятельностью организаций:
а) касающиеся деятельности
организаций
б) направленные для сведения
и руководства







Постоянно


ДМН







ДЗН


ДЗН

 

5.

Нормативные правовые акты
органов местного государствен-
ного управления:
а) касающиеся деятельности
организаций
б) направленные для сведения
и руководства




Постоянно

ДМН




ДМН

ДМН

 

6.

Проекты нормативных правовых
актов; документы по их
разработке. Заключения на
проекты нормативных правовых
актов:
а) по месту разработки
б) в других организациях






Постоянно
ДМН






-
ДМН

 

7.

Распорядительные документы
высшего органа организации

Постоянно

ДМН

 

8.

Протоколы собраний (заседаний)
высшего органа организации,
ее коллегиальных органов и
документы к ним

Постоянно

ДМН

 

9.

Приказы и распоряжения
организации:
а) по основной деятельности
б) о приеме, переводе, поощрении,
премировании, увольнении,
длительных командировках рабочих
и служащих (по указанным вопросам
издаются приказы, распоряжения)
в) о предоставлении отпусков,
взысканиях, командировках
работников
г) по административно -
хозяйственным вопросам



Постоянно
75 лет




5 лет


5 лет



ДМН
ДМН




5 лет


5 лет

 

10.

Протокол и стенограммы
производственных совещаний у
руководства исполнительного
органа организаций

Постоянно

Постоянно

 

11.

Правила, положения, инструкции,
методические указания,
рекомендации, разработанные
организацией

Постоянно

До замены
новым

 

12.

Проекты внутренних документов;
документы (заключения,
предложения, справки, докладные
записки) по их разработке

3 года <1>

3 года <1>

<1> После
утверждения

13.

Переписка о разработке,
применении и разъяснении правил,
инструкций, инструктивных и
методических указаний,
рекомендаций

3 года

3 года

 

1.2. Контроль

14.

Документы (доклады, докладные
записки, справки, акты,
заключения, отчеты, возражения)
ревизий и проверок деятельности
организаций, проводимых уполно-
моченными государственными
органами, внешним
и внутренним аудитом:
а) по месту проверки и проверя-
ющей организации
б) в других организациях









Постоянно

5 лет









5 лет

-

 

15.

Журналы учета проведенных
ревизий, проверок и контроля за
выполнением их решений

5 лет

5 лет

 

16.

Документы (докладные записки,
отчеты, справки, переписка) о
выполнении предложений по
результатам проверок, ревизий

5 лет
ЭПК

5 лет

 

17.

Обращения граждан:
а) содержащие предложения по
улучшению деятельности
организации, ее филиалов и
представительств по устранению
недостатков, о фактах коррупции
б) второстепенного и личного
характера


Постоянно




5 лет


Постоянно




5 лет

 

18.

Журналы регистрации обращений
граждан

5 лет

5 лет

 

19.

Переписка о проверке обращений
граждан

5 лет
ЭПК

-

 

1.3. Организационные основы управления

20.

Учредительные и регистрационные
документы (учредительные
договоры, уставы, положения,
регистрационные свидетельства,
свидетельства о присвоении РНН)
организации, ее филиалов и
представительств

Постоянно

ДМН

 

21.

Лицензии на право осуществления
деятельности

До отзыва

-

 

22.

Положения о структурных
подразделениях исполнительного
органа организации, ее филиалов
и представительств

Постоянно

Постоянно

 

23.

Проекты положений, уставов;
документы (справки, докладные
записки, предложения) по их
разработке

3 года <1>

-

<1> После
утверждения

24.

Штатные расписания исполнитель-
ного органа организации,
ее филиалов и представительств
и изменения к ним

Постоянно

ДМН

 

25.

Приемо - сдаточные акты,
составленные при:
а) при смене руководителей
исполнительного органа
организации, ее филиалов и
представительств
б) ответственных исполнителей и
секретарей



Постоянно



5 лет



-



5 лет

 

26.

Документы (программы, тексты
выступлений, статей, интервью,
стенограммы пресс - конференций,
пресс - релизы, реклама и другая
информация) по освещению в
средствах массовой информации
деятельности организации

Постоянно

-

<1> Аудиови-
зуальная
документация
передается
на государ-
ственное
хранение
через 3 года

27.

Должностные инструкции
работников исполнительного органа
организации, ее филиалов и
представительств, распределение
функциональных обязанностей

5 лет <1>

5 лет <1>

<1> После
замены новыми

28.

Перечень сведений, составляющих
конфиденциальные сведения
организации

Постоянно

-

 

1.4. Правовое обеспечение управления

29.

Переписка по правовым вопросам

5 лет ЭПК

 

 

30.

Правовые заключения по
юридическим и конфликтным делам

5 лет <1>

-

<1> После
вынесения
окончатель-
ного
решения

31.

Судебные дела (исковые заявления,
доверенности, претензии, справки,
копии решений суда и другие
материалы) и переписки о ведении
этих дел

5 лет <1>

-

<1> После
вынесения
окончатель-
ного
решения

1.5. Документационное обеспечение управления и
ведомственное (частное) хранение документов

32.

Номенклатуры дел:
а) организации

б) структурных подразделений
исполнительного органа
организации (филиалов и
представительств)

Постоянно
<1>

5 лет

Постоянно
<1>

5 лет

<1> Несогла-
сованные -
ДМН

33.

Карточки (журналы) регистрации:
а) приказов, указаний,
распоряжений, правил, инструкций,
положений, уставов
б) поступающих и отправляемых
документов, в т.ч. по электронной
почте


Постоянно
<1>

3 года


ДМН1


3 года

<1> Хранятся
в исполни-
тельном
органе орга-
низации.
Подлежат
передаче в
государствен-
ный архив,
если могут
быть исполь-
зованы в
качестве
научно-
справочного
аппарата к
документам

34.

Журналы (книги), ведомости учета
бланков строгой отчетности

3 года

3 года

 

35.

Перечень документов, образующихся
в деятельности страховых и
перестраховочных организаций
(с указанием сроков хранения)

Постоянно

До замены
новым

 

36.

Описи дел
а) постоянного срока хранения
б) по личному составу
в) долговременного срока хранения


Постоянно
3 года <1>
3 года <1>


-
-
3 года <1>

<1> После
уничтожения
дел

37.

Акты о выделении документов
к уничтожению

Постоянно
<1>

Постоянно
<1>

<1> В госу-
дарственный
архив не
передаются

38.

Акты приема - передачи документов
и дел на государственное хранение

Постоянно

Постоянно

 

39.

Протоколы заседаний экспертно -
проверочных комиссий и документы
к ним

Постоянно

10 лет

 

40.

Переписка по методическим и
организационным вопросам ведения
делопроизводства и архивного дела

3 года

3 года

 

41.

Требования, заявки (заказы) на
выдачу документов из ведомствен-
ного (частного) архива
организации

1 год <1>

1 год <1>

<1> После
возвращения
документов в
ведомствен-
ный (частный)
архив

42.

Заявления, запросы юридических
и частных лиц о выдаче архивных
справок, копий, выписок из
документов, переписка по их
выдаче

3 года

3 года

 

43.

Акты выдачи документов во
временное пользование из
ведомственного (частного) архива
организации

3 года <1>

3 года <1>

<1> После
возвращения
документов в
ведомствен-
ный (частный)
архив

44.

Журналы учета поступлений и
выбытия документов из ведомствен-
ного (частного) архива
организации

Постоянно
<1>

Постоянно
<1>

<1> На
государ-
ственное
хранение не
передаются

45.

Положение о ведомственном
(частном) архиве организации

Постоянно

5 лет <1>

После замены
новым

46.

Паспорт ведомственного (частного)
архива организации

Постоянно
<1>

Постоянно
<1>

<1> На
государ-
ственное
хранение не
передается

47.

Наблюдательные дела организации,
ее филиалов и представительств
(исторические справки, акты
проверок наличия)

Постоянно
<1>

Постоянно
<1>

<1> На
государ-
ственное
хранение не
передается

2. Прогнозирование, планирование

48.

Годовые планы работ:
а) высшего, исполнительного
и иных коллегиальных органов
организации
б) структурных подразделений
исполнительного органа
организации, ее филиалов и
представительств


Постоянно


5 лет


ДМН


5 лет

 

49.

Оперативные планы работ высшего
и коллегиальных (в т.ч.
исполнительного) органов
организации, структурных
подразделений исполнительного
органа организации, ее филиалов
и представительств:
а) полугодовые
б) квартальные
в) месячные








5 лет
5 лет
6 месяцев








5 лет
5 лет
6 месяцев

 

50.

Бизнес - планы и их экономические
обоснования

Постоянно

Постоянно

 

51.

Переписка по вопросам
прогнозирования и планирования

5 лет
ЭПК

5 лет

 

3. Финансирование

52.

Сметы по бюджету, специальным
и прочим средствам исполнитель-
ного органа организации, ее
филиалам и представительствам:
а) годовые

б) квартальные





Постоянно
<1>
5 лет <2>





10 лет

5 лет <3>

<1> Постоян-
но по месту
составления,
в других
организациях-
ДМН.
<2> При
отсутствии
годовых -
постоянно.
<3> При
отсутствии
годовых -
10 лет.

53.

Переписка по вопросам
финансирования

5 лет
ЭПК

5 лет

 

54.

Анализ исполнения сметы затрат
организации, ее филиалов и
представительств

Постоянно

10 лет

 

4. Учет и отчетность

4.1. Оперативный и статистический учет и отчетность

55.

Статистические отчеты и таблицы
по деятельности, его филиалов и
представительств
а) сводные годовые и с большей
периодичностью
б) годовые и с большей
периодичностью
в) полугодовые
г) квартальные
д) месячные




Постоянно

Постоянно

5 лет <1>
5 лет <2>
1 год <3>




-

10 лет

5 лет
5 лет
1 год

<1> При
отсутствии
годовых -
постоянно.
<2> При
отсутствии
годовых,
полугодовых -
постоянно.
<3> При
отсутствии
годовых,
полугодовых,
квартальных -
постоянно.

56.

Отчеты исполнительного органа
организации, ее филиалов и
представительств:
а) сводные годовые и с большей
периодичностью
б) годовые и с большей
периодичностью
в) полугодовые
г) квартальные
д) месячные




Постоянно

Постоянно

5 лет <1>
5 лет <3>
3 года <5>




-

10 лет

5 лет <2>
5 лет <4>
3 года <6>

<1> При
отсутствии
годовых -
постоянно
<2> При
отсутствии
годовых -
10 лет.
<3> При
отсутствии
годовых,
полугодовых -
постоянно.
<4> При
отсутствии
годовых,
полугодовых -
10 лет.
<5> При
отсутствии
годовых,
полугодовых,
квартальных -
10 лет.
<6> При
отсутствии
годовых,
полугодовых,
квартальных -
10 лет.

57.

Отчеты структурных подразделений
исполнительного органа
организации:
а) годовые
б) полугодовые
в) квартальные
г) месячные




5 лет
5 лет
5 лет
3 года

 

 

58.

Заключения по отчетам:
а) годовым
б) квартальным


Постоянно
5 лет <1>


10 лет
5 лет <2>

<1> При
отсутствии
годовых -
постоянно
<2> При
отсутствии
годовых -
10 лет

59.

Переписка о предоставлении
отчетов

5 лет

5 лет

 

4.2. Бухгалтерский учет и отчетность

60.

Бухгалтерские отчеты и балансы
организации (филиалов и
представительств) и пояснительные
записки к ним:
а) сводные годовые
б) годовые
в) квартальные

г) ежемесячные





Постоянно
Постоянно
5 лет <1>

5 лет





-
10 лет
5 лет <2>

5 лет

<1> При
отсутствии
годовых -
постоянно
<2> При
отсутствии
годовых -
10 лет
-

Примечание

61.

Передаточные, разделительные,
ликвидационные балансы и
приложения, объяснительные
записки к ним

Постоянно

Постоянно

 

62.

Аналитические таблицы по
разработке и анализу годовых
отчетов и балансов

Постоянно

5 лет

 

63.

Переписка об утверждении и
уточнении балансов и отчетов

5 лет

5 лет

 

64.

Переписка о сроках представления
бухгалтерской и финансовой
отчетности

1 год

1 год

 

65.

Первичные документы и приложения
к ним, зафиксировавшие факт
совершения хозяйственной операции
и явившиеся основанием для
бухгалтерских записей (кассовые,
банковские документы, извещения
банков и переводные требования,
выписки банков, наряды на работу,
табели, акты о приеме, сдаче и
списании имущества и материалов,
квитанции и накладные по учету
товарно - материальных ценностей,
авансовые отчеты и другие)

5 лет <1>

5 лет <1>

<1> В случае
возникнове-
ния споров,
разногласий,
следственных
и судебных
дел -
сохраняются
до вынесения
окончатель-
ного решения

 

 

Примечание

66.

Лицевые счета руководителей и
работников организации (книги
начисления заработной платы):
1) работников (в т.ч. штатных
страховых агентов);
2) получателей пенсий,
специальных государственных
и иных пособий




75 лет -
в "ЭПК"
5 лет <1>




75 лет -
в"ЭПК"
5 лет




<1> После
прекращения
выплаты
пособий и
пенсий

67.

Лицевые счета страховых агентов,
осуществляющих деятельность на
договорных условиях

75 лет -
в "ЭПК"

75 лет -
в "ЭПК"

 

68.

Расчетные (расчетно - платежные)
ведомости

5 лет <1>

 

<1> При
отсутствии
лицевых
счетов -
75 лет

69.

Инвентарные карточки и книги
учета основных средств (активов)

5 лет <1>

5 лет <1>

<1> После
ликвидации
основных
средств
(активов)

70.

Доверенности на получение
денежных сумм и товарно -
материальных ценностей (в том
числе аннулированные
доверенности)

5 лет

5 лет

 

71.

Учетные регистры (главная книга,
журналы - ордера, разработочные
таблицы).
Вспомогательные и контрольные
книги, журналы, картотеки,
кассовые книги, оборотные
ведомости

5 лет <1>

5 лет <1>

<1> В случае
возникновения
споров, раз-
ногласий,
следственных
и судебных
дел - сохра-
няются до
вынесения
окончатель-
ного решения

 

Примечание

72.

Журналы, книги регистрации
счетов, кассовых ордеров,
доверенностей, платежных
поручений

5 лет

5 лет

 

73.








73-1.

Сведения об учете фондов,
лимитов заработной платы
и контроле за их распределением,
о расчетах по перерасходу и
задолженности по заработной
плате, об удержании из заработной
платы, из средств социального
страхования, о выплате отпускных
и выходных пособий
Списки физических лиц и платежные
поручения по перечислению
обязательных пенсионных взносов

5 лет








75 лет

5 лет








75 лет

 

Примечание

73-2.

Списки работников и платежные
поручения по перечислению
обязательных социальных взносов

75 лет

75 лет

 

Примечание

74.

Документы (протоколы заседаний
инвентаризационных комиссий,
инвентарные описи, акты,
сличительные ведомости) об
инвентаризации

5 лет <1>

5 лет <1>

<1> В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных
и судебных
дел -
сохраняются
до вынесения
окончатель-
ного решения

 

Примечание

75.

Документы (копии отчетов,
выписки из протоколов,
заключения) о выплате специальных
государственных и иных пособий,
пенсий, листков нетрудоспособ-
ности по социальному страхованию

ДМН <1>

ДМН <1>

<1> Не менее
5 лет

76.

Исполнительные листы

ДМН <1>

ДМН <1>

<1> Не менее
5 лет

77.

Справки, представляемые в
бухгалтерию на оплату учебных
отпусков, получение льгот по
налогам и другие

ДМН <1>

ДМН <1>

<1> Не менее
5 лет

78.

Документы (справки, акты,
обязательства, переписка) по
дебиторской задолженности,
недостачах, хищениях

ДМН <1>

ДМН <1>

<1> Не менее
5 лет

79.

Документы (протоколы, акты,
отчеты) о переоценке основных
фондов (активов)

Постоянно

До
переоценки

 

80.

Акты, ведомости переоценки и
определения износа основных
средств (активов)

Постоянно

До
переоценки

 

81.

Паспорта зданий <1>,
сооружений <1> и оборудования

5 лет <2>

5 лет <2>

<1> Паспорта
зданий и
сооружений-
памятников
архитектуры,
находящихся
под охраной
государства-
постоянно.
<2> После
ликвидации
основных
средств
(активов)

82.

Документы (планы, отчеты,
переписка) о проведении
документальных ревизий и
контрольно - ревизионной работы

5 лет

5 лет

 

83.

Акты документальных ревизий
финансово - хозяйственной дея-
тельности организации (филиалов и
представительств) и прилагаемые
к ним документы

5 лет <1>

5 лет <1>

<1> В случае
возникновения
споров,разно-
гласий,следс-
твенных и
судебных дел-
сохраняются
до вынесения
окончатель-
ного решения

 

Примечание

84.

Акты проверки кассы,
правильности взимания налогов

5 лет

5 лет

 

85.

Договоры, соглашения
(хозяйственные, операционные,
трудовые)

5 лет <1>

5 лет <1>

<1> После
истечения
срока
действия
договора,
соглашения

 

Примечание

86.

Реестры договоров

5 лет

5 лет

 

87.

Договоры о материальной
ответственности

5 лет <1>

5 лет <1>

<1> После
увольнения
материально -
ответствен-
ного лица

88.

Переписка по административно -
хозяйственным вопросам

5 лет

5 лет

 

89.

Образцы подписей (материально -
ответственных лиц)

5 лет <1>

5 лет <1>

<1> После
увольнения
материально -
ответствен-
ного лица

5. Вопросы использования трудовых ресурсов

90.

Годовые отчеты: по труду,
численности работников, их
перемещении

Постоянно

10 лет

 

91.

Документы (справки, сводки,
ведомости) по учету наличия,
движения, комплектования,
использования трудовых ресурсов

5 лет
ЭПК

5 лет

 

92.

Утвержденные годовые фонды
заработной платы

Постоянно

10 лет

 

93.

Переписка об упорядочении и
установлении размеров заработной
платы, начислении премий

5 лет

5 лет

 

94.

Документы (справки, списки,
переписка) о премировании

5 лет

5 лет

 

95.

Переписка о применении различных
форм оплаты труда, установлении
должностных окладов, применении
тарифных сеток, регулировании и
расходовании фонда заработной
платы

3 года

3 года

 

6. Работа с кадрами

96.

Справки о составе работников
коллегиальных органов организации

5 лет

5 лет

 

97.

Документы к приказам по личному
составу (листки по учету кадров,
заявления представления,
докладные записки), не вошедшие
в состав личных дел

3 года

3 года

 

98.

Личные дела (заявления, анкеты,
автобиографии, копии и выписки
из приказов о приеме, перемеще-
нии, откомандировании, увольнении
объявлении благодарностей, копии
личных документов, отзывы,
характеристики, листки по учету
кадров работников, индивидуальные
трудовые договоры, контракты,
соглашения с работниками,
аттестационные листы, анкеты
о проведении аттестации и
установлении квалификации)

75
лет
-
"В"
ЭПК

75
лет-
"В"

-

 

 

Примечание

99.

 

 

 

 

Примечание

100.

Переписка о приеме, распределе-
нии, перемещении, учете кадров

3 года

3 года

 

101.

Перечни должностей руководящих
работников исполнительного
органа организации (филиалов и
представительств):
а) по месту утверждения
б) в других организациях





Постоянно
ДМН





-
ДМН

 

102.

 

 

 

 

Примечание

103.

Личные дела (карточки учета,
приема, перемещения и увольнения
лиц), работающих по
совместительству:
а) работников, для которых в
соответствии с пенсионным
законодательством совмести-
тельство влияет на размер
пенсий
б) работников, имеющих полный
должностной оклад (ставку) по
основному месту работы





75 лет -
"В" ЭПК



5 лет





-




5 лет

 

104.

Выездные дела (анкеты, характе-
ристики, автобиографии, справки,
копии личных документов, копии
приказов о командировании)
работников, командированных
за границу:
а) выехавших за границу
б) не выехавших за границу







45 лет
5 лет







-
-

 

105.

Личные карточки работников
(в том числе временных
работников)

75 лет -
"В" ЭПК

-

 

106.

Документы (листки по учету
кадров, справки, копии справок,
обходные листы), не вошедшие
в состав личных дел

3 года

3 года

 

107.

Документы (листки по учету
кадров, анкеты, автобиографии,
заявления) лиц, не принятых на
работу

1 год

1 год

 

108.

Документы (представления,
ходатайства, анкеты, акты) об
установлении персональных ставок,
окладов, надбавок

15 лет <1>

15 лет <1>

<1> При
отсутствии
приказов об
установлении
и изменении
окладов -
50 л. ЭПК
(50 л.)

109.

Переписка об установлении
и выплате персональных ставок,
окладов, надбавок

3 года

3 года

 

110.

Список (штатно - списочный
состав) работников

75 лет

75 лет

 

111.

Списки лиц, получающих
персональные ставки и оклады

10 лет <1>

10 лет <1>

<1> При
отсутствии
лицевых
счетов -
50 л.

112.

Подлинные личные документы
(дипломы, аттестаты, трудовые
книжки <1>)

До вост-
ребова-
ния. Не-
востре-
бован-
ные - не
менее
50 лет

До вост-
ребова-
ния. Не-
востре-
бованные -
не менее
50 лет

<1> Невостре-
бованные
трудовые
книжки - 10
лет после
достижения
работником
пенсионного
возраста

113.

Журнал учета трудовых книжек,
индивидуальных трудовых догово-
ров, соглашений и контрактов с
работниками

75 лет

75 лет

 

114.

Картотеки, карточки учета военно-
обязанных

3 года <1>

3 года <1>

<1> После
увольнения

115.

Журналы (книги), списки,
картотеки учета лиц, направленных
в командировки:
а) по Республике Казахстан
б) зарубежные




3 года
5 лет




3 года
-

 

116.

Журналы (книги) учета выдачи
командировочных удостоверений

3 года

3 года

 

117.

Журналы (книги) учета отпусков

3 года

3 года

 

118.

Графики предоставления отпусков,
заявления, сводки, переписка об
использовании отпусков

1 год

1 год

 

119.

Заявления о предоставлении
учебных отпусков

3 года <1>

3 года <1>

<1> После
окончания
учебного
заведения

120.

Книги учета выдачи справок
о заработной плате, стаже,
месте работы

3 года

3 года

 

121.

Протоколы заседаний,
постановления аттестационных
(квалификационных) комиссий

15 лет <1>
ЭПК

15 лет <1>

<1> Документы
(протоколы
счетных
комиссий,
бюллетени
тайного
голосования)
к ним - 5 л.

122.

 

 

 

 

Примечание

123.

Итоговые сводки, сведения,
ведомости о проведении аттестации
и установлении квалификации.
Списки членов аттестационных и
квалификационных комиссий

5 лет

5 лет

 

124.

Листки нетрудоспособности,
корешки листков
нетрудоспособности

5 лет

5 лет

 

7. Страховой рынок

125.

Документы, представленные
лицензиару, для получения
лицензии на осуществление
страховой и иной разрешенной
деятельности (финансовые
документы, правила страхования,
положение о внутреннем аудите
(контроле), учетная политика,
экономическое обоснование)

Постоянно

 

 

126.

Документы (заявления, анкеты,
копии личных документов, приказ,
выписка из протокола) для
согласования кандидатур на
должности руководящих работников
организации, представленные в
уполномоченный государственный
орган

Постоянно

Постоянно

 

127.

Документы (приказы, решения,
экономические обоснования,
доверенности) на создание и
упразднение филиалов и
представительств организации

Постоянно

Постоянно

 

128.

Документы (технические задания,
акты, отчеты, описания) об
автоматизированной системе
электронного документооборота

Постоянно

Постоянно

 

129.

Договоры страхования
(перестрахования), а также
документы, влияющие на изменение
данных договора страхования
(перестрахования)

5 лет <1>

5 лет <1>

<1> После
истечения
срока дейст-
вия договора,

 

 

Примечание

129-
1

Документы, подтверждающие
наличие соответствующего
рейтинга у перестраховочных
организаций и страховых
брокеров - нерезидентов
Республики Казахстан,
с которыми (через которых)
заключены договоры
перестрахования







5 лет







-

 

 

Примечание

130.

База данных по личным страховым
счетам

Постоянно

Постоянно

 

131.

Книга регистрации личных
страховых счетов

Постоянно

Постоянно

 

132.

Первичные документы и приложения
к ним, подтверждающие поступление
страховых премий

5 лет <1>

5 лет

<1> При
условии
завершения
ревизий.
В случае
возникновения
споров, раз-
ногласий,
возбуждения
уголовных и
гражданских
дел - сохра-
няются до
вынесения
окончатель-
ного решения

133.

Дополнительные сведения
для расчета пруденциальных
нормативов, расчет
пруденциальных нормативов

5 лет


5 лет

5 лет


5 лет

 

Примечание

 

 

 

134.

Структура портфеля инвестиций

10 лет

 

 

135.

Выписки с банковских счетов

5 лет

5 лет

 

136.

Договоры о предоставлении
организацией займов страхователям
в пределах выкупной суммы

5 лет

5 лет

<1> После
истечения
срока дейст-
вия договора

137.

Сведения об актуарных расчетах

Постоянно

 

 

138.

Документы (заявления, письма,
справки) по возврату ошибочно
зачисленных страховых премий

5 лет

5 лет

 

Примечание

139.

Справки - подтверждения от
страхователей по личным
страховым счетам

75 лет -
"В"

75 лет -
"В"

 

140.

Документы (заявления) по
переводу, возврату уплаченных
страховых премий

5 лет <1>

5 лет <1>

<1> После
осуществления
перевода

141.

Документы по страховой выплате
(документы, подтверждающие
наступление страхового случая,
размер причиненного вреда и право
на получение страховой выплаты,
отказ в страховой выплате)






5 лет






5 лет

 

Примечание

 

 

142.

Заявления на получение информации
о состоянии личного страхового
счета

5 лет

5 лет

 

143.

Реестры отправления уведомлений
страхователям

3 года

3 года

 

144.

Выписки с личных страховых
счетов, не полученные страховате-
лями

3 года

3 года

 

145.

Журнал регистрации доверенностей

5 лет

5 лет

 

146.

Журнал лицевых страховых счетов

5 лет

5 лет

 

147.

Журнал регистрации страховых
случаев

5 лет

5 лет

 

148.

Журнал регистрации страховых
полисов, выезжающих за рубеж

5 лет

5 лет

 

149.

Журналы регистрации договоров
по проведению добровольного
личного страхования

5 лет

5 лет

 

150.

Журналы регистрации накопитель-
ного (иного долгосрочного)
страхования

5 лет

5 лет

 

151.

Журналы регистрации добровольного
имущественного страхования

5 лет

5 лет

 

152.

Журналы регистрации договоров
перестрахования

5 лет

5 лет

 

153.

Журналы регистрации договоров
по видам обязательного
страхования

5 лет

5 лет

 

154.

Журналы регистрации учета
бланков страховых полисов
(договоров страхования и
прилагаемых к нему документов)

5 лет

5 лет

 

155.

Журналы регистрации страховых
выплат

5 лет

5 лет

 

156.

Журнал учета данных о деятель-
ности страховых агентов

5 лет

5 лет

 

157.

Журналы регистрации договоров
о совместной деятельности
организаций

5 лет

5 лет

 

158.

Журналы регистрации договоров
со страховыми брокерами

5 лет

5 лет

 

159.

Реестр страховых агентов и их
отчетов

5 лет

5 лет

 

160.

Авансовые отчеты

5 лет

5 лет

 

161.

Переписка по основной деятель-
ности организации, ее филиалов
и представительств

5 лет
ЭПК

5 лет
ЭПК

 

162.

Переписка со страхователями
и получателями страховых выплат

5 лет

5 лет

 

163.

Документы (ходатайство, решения,
прогноз, перечень мероприятий)
на реорганизацию и ликвидацию
организации (упразднение филиалов
и представительств)

Постоянно

Постоянно

 

Список сокращений

ДМН - до минования надобности

ДЗН - до замены новыми

ЭПК - данная отметка означает, что часть таких документов может иметь научно - историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы.

75 лет - "В" ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.

Приложение 2. Перечень документов, образующихся в деятельности страховых брокеров (с указанием сроков хранения)

Приложение 2
к Инструкции по документированию,
управлению документацией и хранению
документов профессиональными
участниками страхового рынка и
страховыми агентами, осуществляющими
предпринимательскую деятельность
Примечание

Перечень документов, образующихся
в деятельности страховых брокеров
(с указанием сроков хранения)

    

N
статьи

Вид документов

Срок хранения
документов
в исполнительном
органе страхового
брокера

Примечание

1

2

3

4

Глава 1. Вопросы системы управления
Параграф 1. Распорядительная деятельность

1.

Законодательные акты Республики
Казахстан, постановления Правительства
Республики Казахстан, распоряжения
Премьер-Министра Республики Казахстан:
1) касающиеся деятельности организации
2) направленные для сведения и
руководства





Постоянно
ДМН

 

2.

Поручения Администрации Президента,
Республики Казахстан, Канцелярии
Премьер-Министра Республики
Казахстан, центральных
исполнительных органов,
документы по их исполнению

Постоянно

 

3.

Приказы, указания центральных
исполнительных органов:
1) касающиеся деятельности
организации
2) направленные для сведения и
руководства




Постоянно
ДМН

 

4.

Нормативные правовые акты и
методические рекомендации
уполномоченного государственного
органа по регулированию и
надзору за деятельностью
организации:
1) касающиеся деятельности
организации
2) направленные для сведения и
руководства








Постоянно
ДМН

 

5.

Нормативные правовые акты органов
местного государственного управления:
1) касающиеся деятельности
организации
2) направленные для сведения и
руководства




Постоянно
ДМН

 

6.

Проекты нормативных правовых
актов, документы по их разработке,
поступившие в организацию
на согласование

Постоянно

 

7.

Распорядительные документы
высшего органа организации


Постоянно

 

8.

Протоколы собраний (заседаний) высшего
органа организации, ее коллегиальных
органов и документы к ним

Пстоянно

 

9.

Приказы и распоряжения организации:
1) по основной деятельности
2) о приеме, переводе, поощрении,
премировании, увольнении, длительных
командировках рабочих и служащих
(по указанным вопросам издаются приказы,
распоряжения)
3) о предоставлении отпусков,
взысканиях, командировках работников
4) по административно-хозяйственным
вопросам


Постоянно
75 лет




5 лет

5 лет

 

10.

Протокол и стенограммы производственных
совещаний у руководства исполнительного
органа организации

Постоянно

 

11.

Правила, положения, инструкции,
методические указания, рекомендации,
разработанные организацией

Постоянно

 

12.

Проекты внутренних документов:
документы (заключения,
предложения, справки,
докладные записки) по их разработке


3 года (1)


(1) После
утверждения

13.

Переписка о разработке, применении и
разъяснении правил, инструкций,
инструктивных и методических указаний,
рекомендаций

3 года

 

Параграф 2. Контроль

14.

Документы (доклады, докладные записки,
справки, акты, заключения, отчеты,
возражения) ревизий и проверок
деятельности организаций,
проводимых уполномоченными
государственными органами,
внешним и внутренним аудитом

Постоянно

 

15.

Журналы учета проведенных ревизий,
проверок и контроля за выполнением
решений

5 лет

 

16.

Документы (докладные записки, отчеты,
справки, переписка) о выполнении
предложений по результатам проверок,
ревизий

5 лет
ЭПК

 

17.

Обращения граждан:
1) содержащие предложения
по улучшению деятельности
деятельности организации,
устранению недостатков
и о фактах коррупции
2) второстепенного и личного характера



Постоянно



5 лет

 

18.

Журналы регистрации обращений граждан

5 лет

 

19.

Переписка по обращениям граждан

5 лет
ЭПК

 

Параграф 3. Организационные основы управления

20.

Учредительные и регистрационные
документы (учредительные договоры,
уставы, положения, регистрационные
свидетельства о присвоении
регистрационного номера
налогоплательщика) организации

Постоянно

 

21.

Лицензии на право осуществления
деятельности

До
отзыва

 

22.

Проекты положений, уставов:
документы (справки, докладные
записки) предложения по их разработке

3 года (1)

(1) После
утверждения

23.

Штатные расписания исполнительного
органа организации и изменения к ним

Постоянно

 

24.

Приемо-сдаточные акты, составленные при:
1) смене руководителей исполнительного
органа организации
2) смене ответственных исполнителей и
секретарей


Постоянно


5 лет

 

25.

Документы (программы, тексты
выступлений, статей, интервью,
стенограммы пресс-конференций,
пресс-релизы, реклама) и другая
информация по освещению в
средствах массовой информации
деятельности организации

Постоянно

(1) Аудио-
визуальная
документация
передается на
государственное
хранение
через 3 года

26.

Должностные инструкции работников
исполнительного органа организации,
распределение функциональных
обязанностей

5 лет (1)

(1) После
замены
новыми

27.

Перечень сведений, составляющих
конфиденциальную информацию
организации

Постоянно

 

Параграф 4. Правовое обеспечение управления

28.

Переписка по правовым вопросам

5 лет
ЭПК

 

29.

Правовые заключения по юридическим
конфликтным делам

5 лет (1)

(1) После
вынесения
окончательного
решения

30.

Исковые заявления, доверенности,
претензии, справки, копии решений
суда и другие материалы

5 лет (1)

(1) После
вынесения
ончательного
решения

Параграф 5. Документационное обеспечение управления и ведомственное
частное) хранение документов

31.

Номенклатуры дел
организации

Постоянно (1)

(1) Несог-
ласованные

32.

Карточки (журналы) регистрации:
1) приказов, указаний, распоряжений,
правил, инструкций, положений, уставов
2) поступающих и отправляемых
документов, в том числе по электронной
почте


Постоянно (1)

3 года

(1) Хранятся
в исполнитель-
ном органе
организации.
Подлежат
передаче в
государственный
архив, если
могут быть
использованы в
качестве научно-
справочного
аппарата к
документам

33.

Журналы (книги), ведомости учета
бланков строгой отчетности

3 года

 

34.

Описи дел:
1) постоянного срока хранения
2) по личному составу
3) долговременного срока хранения


Постоянно
3 года (1)
3 года (1)

(1) После
уничтожения
дел

35.

Акты о выделении документов
к уничтожению

Постоянно (1)

(1) В государ-
ственный архив
не передаются

36.

Акты приема-передачи документов
и дел на государственное хранение

Постоянно

 

37.

Протоколы заседаний экспертных
комиссий и документы к ним

Постоянно

 

38.

Переписка по методическим и
организационным вопросам ведения
делопроизводства и архивного дела

3 года

 

39.

Требования, заявки (заказы) на выдачу
документов из ведомственного (частного)
архива организации

1 год (1)

(1) После
возращения
документов в
ведомственный
(частный) архив

40.

Заявления, запросы юридических и
частных лиц о выдаче архивных
справок, копий, выписок из
документов, переписка по их выдаче

3 года

 

41.

Акты выдачи документов во временное
пользование из ведомственного
частного архива организации

3 года (1)

(1) После
возращения
документов в
ведомственный
(частный) архив

42.

Журналы учета поступлений
и выбытия документов
из ведомственного
(частного) архива организации


Постоянно (1)

(1) На
государственное
хранение
не передаются

43.

Положение о ведомственном
(частном) архиве организации

Постоянно

 

44.

Паспорт ведомственного (частного)
архива организации

Постоянно (1)

(1) На
государственное
хранение
не передаются

Глава 2. Прогнозирование, планирование

45.

Годовые планы работ
высшего, исполнительного
и иных коллегиальных органов
организации

Постоянно

 

46.

Оперативные планы работ высшего
и коллегиальных (в том числе
исполнительного) органов
организации, структурных
подразделений исполнительного
органа организации:
1) полугодовые
2) квартальные
3) месячные






5 лет
5 лет
6 месяцев

 

47.

Бизнес-планы и их экономические
обоснования

Постоянно

 

48.

Переписка по вопросам
прогнозирования и планирования

5 лет
ЭПК

 

Глава 3. Финансирование

49.

Сметы по бюджету, специальным
и прочим средствам исполнительного
органа организации:
1) годовые
2) квартальные




Постоянно (1)
5 лет (2)

(1) Постоянно
по месту
составления ДМН
(2)При отсутствии
годовых-постоянно

50.

Переписка по вопросам финансирования

5 лет
ЭПК

 

51.

Анализ исполнения сметы затрат
организации

Постоянно

 

Глава 4. Учет и отчетность
Параграф 1. Оперативный и статистический учет и отчетность

52.

Статистические отчеты и таблицы
по деятельности организации:
1) сводные годовые и с большей
периодичностью
2) годовые и с большей
периодичностью
3) полугодовые
4) квартальные
5) месячные




Постоянно

Постоянно
5 лет (1)
5 лет (2)
1 год (3)

(1)При отсутствии
годовых-постоянно
(2)При отсутствии
годовых,
полугодовых -
постоянно
(3)При отсутствии
годовых, полуго-
довых, кварталь-
ных - постоянно

53.

Отчеты структурных подразделений
исполнительного органа организации:
1) годовые
2) полугодовые
3) квартальные
4) месячные



5 лет
5 лет
5 лет
3 года

 

54.

Заключения по отчетам:
1) годовым
2) квартальным


Постоянно
5 лет (1)

(1)При отсутствии
годовых-
постоянно

55.

Переписка о предоставлении
отчетов

5 лет

 

Параграф 2. Бухгалтерский учет и отчетность

56.

Бухгалтерские отчеты и
балансы организации
и пояснительные записки
к ним:
1) сводные годовые
2) годовые
3) квартальные
4) ежемесячные





Постоянно
Постоянно
5 лет (1)
5 лет

(1)При отсутствии
годовых-
постоянно

57.

Передаточные, разделительные,
ликвидационные балансы и
предложения, объяснительные
записки к ним

Постоянно

 

58.

Аналитические таблицы по
разработке и анализу годовых
отчетов и балансов


Постоянно

 

59.

Переписка об утверждении и
уточнении балансов и отчетов

5 лет

 

60.

Переписка о сроках представления
бухгалтерской и финансовой
отчетности

1 год

 

61.

Первичные документы и приложения
к ним, зафиксировавшие факт
совершения хозяйственной операции
и явившиеся основанием для
бухгалтерских записей (кассовые,
банковские документы, извещения
банков и переводные требования,
выписки банков, наряды на работу,
табели, акты о приеме, сдаче и
списании имущества и материалов,
квитанции и накладные по учету
товарно- материальных ценностей,
авансовые отчеты и другие)

5 лет (1)

(1) В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных
и судебных
дел -
сохраняются
до вынесения
окончательного
решения

62.

Лицевые счета руководителей
и работников организации
(книги начисления заработной платы):
1) работников

2) получателей пенсий,
специальных государственных
и иных пособий




75 лет
"В" ЭПК
5 лет (1)

(1) После
прекращения
выплаты пособий
и пенсий

63.

Расчетные (расчетно-платежные)
ведомости

5 лет (1)

(1)При отсутствии
лицевых
счетов - 75 лет

64.

Инвентарные карточки и книги
учета основных средств (активов)

5 лет (1)

(1)После ликвида-
ции основных
средств (активов)

65.

Доверенности на получение
денежных сумм и
товарно-материальных
ценностей (в том числе
аннулированные доверенности)

5 лет

 

66.

Учетные регистры (главная
книга, журналы-ордера,
разработочные таблицы).
Вспомогательные и
контрольные книги, журналы,
картотеки, кассовые
оборотные ведомости

5 лет (1)

(1) В случае
возникновения
споров, разногла-
сий, следственных
и судебных дел -
сохраняются кни-
ги, до вынесения
окончательного
решения

67.

Журналы, книги регистрации
счетов, кассовых ордеров,
доверенностей, платежных поручений

5 лет

 

68.

Сведения об учете фондов,
лимитов заработной платы и
контроле за их распределением,
о расчетах по перерасходу и
задолженности по заработной плате,
об удержании из заработной платы,
из средств социального страхования,
о выплате отпускных и выходных пособий

5 лет

 

69.

Списки физических лиц и платежные
поручения по перечислению
обязательных пенсионных взносов

5 лет

 

70.

Списки работников и платежные
оручения по перечислению
обязательного социального налога

5 лет

 

71.

Документы (протоколы заседаний
инвентаризационных комиссий,
инвентарные описи, акты,
сличительные ведомости) об
инвентаризации

5 лет

(1) В случае
возникновения
споров, разногла-
сий, следственных
и судебных дел -
сохраняются
до вынесения
окончательного
решения

72.

Документы (копии отчетов, выписки из
протоколов, заключения) о выплате
специальных государственных и иных
пособий, пенсий, листков нетрудо-
способности по социальному страхованию

ДМН (1)
5 лет

(1) Не менее

73.

Исполнительные листы

ДМН (1)

(1) Не менее
5 лет

74.

Справки, представляемые
в бухгалтерию на
оплату учебных отпусков,
получение льгот
по налогам и другие


ДМН (1)


(1) Не менее
5 лет

75.

Документы (справки, акты,
обязательства, переписка)
по дебиторской задолженности,
недостачах, хищениях

ДМН (1)

(1) Не менее
5 лет

76.

Документы (протоколы, акты,
отчеты) о переоценке основных
фондов (активов)

Постоянно

 

77.

Акты, ведомости переоценки
и определения износа основных
средств (активов)

Постоянно

 

78.

Паспорта зданий (1),
сооружений (1) и
оборудования

5 лет (2)

(1) Паспорта зда-
ний и сооружений
- памятников
архитектуры,
находящихся под
охраной государ-
ства - постоянно
(2) После
ликвидации
основных средств
(активов)

79.

Документы (планы, отчеты,
переписка) о проведении
документальных ревизий и
контрольно-ревизионной
работы

5 лет

 

80.

Акты документальных ревизий
финансово-хозяйственной
деятельности организации
и прилагаемые к ним документы

5 лет (1)

(1) В случае
возникновения
споров, разногла-
сий следственных
и судебных дел -
сохраняются до
вынесения оконча-
тельного решения

81.

Акты проверки кассы,
правильности взимания налогов

5 лет

 

82.

Договоры, соглашения
(хозяйственные, операционные,
трудовые)

5 лет (1)

(1) После
истечения срока
действия дого-
вора соглашения

83.

Реестры договоров

5 лет

 

84.

Договоры о материальной
ответственности

5 лет (1)

(1)После
увольнения
материально-
ответственного
лица

85.

Переписка по административно-
хозяйственным вопросам

5 лет

 

86.

Образцы подписей (материально-
ответственных лиц)

5 лет (1)

(1) После
увольнения
материально-
ответственного
лица

Глава 5. Вопросы использования трудовых ресурсов

87.

Годовые отчеты: по труду,
численности работников,
их перемещении

Постоянно

 

88.

Документы (справки, сводки,
ведомости) по учету наличия,
движения, комплектования,
использования трудовых ресурсов

5 лет
ЭПК

 

89.

Утвержденные годовые фонды
заработной платы

Постоянно

 

90.

Переписка об упорядочении и
установлении размеров заработной
платы, начислении премий

5 лет

 

91.

Документы (справки, списки,
переписка) о премировании

5 лет

 

92.

Переписка о применении
различных форм оплаты труда,
установлении должностных
окладов, применении тарифных
сеток, регулировании и
расходовании фонда заработной платы

3 года

 

Глава 6. Работа с кадрами

93.

Справки о составе работников
коллегиальных органов организации

5 лет

 

94.

Документы к приказам по личному
составу (листки по учету кадров,
заявления, представления, докладные
записки), не вошедшие в состав
личных дел

3 года

 

95.

Личные дела (заявления, анкеты,
автобиографии, копии и выписки
из приказов о приеме, перемещении,
откомандировании, увольнении,
объявлении благодарностей,
копии личных документов, отзывы,
характеристики, листки по учету
кадров работников, индивидуальные
трудовые договоры, контракты,
соглашения с работниками,
аттестационные листы, анкеты
о проведении аттестации и
установлении квалификации)

75 лет - "В"
ЭПК

 

96.

Переписка о приеме, распределении,
перемещении, учете кадров

3 года

 

97.

Личные дела (карточки учета,
приема, перемещения и
увольнения лиц) работающих
по совместительству:
1) работников, для которых
в соответствии с пенсионным
законодательством Республики
Казахстан совместительство
влияет на размер пенсий
2) работников, имеющих полный
должностной оклад (ставку)
по основному месту работы





75 лет - "В"
ЭПК



5 лет

 

98.

Выездные дела (анкеты,
характеристики, автобиографии,
справки, копии личных документов,
копии приказов о командировании)
работников, командированных за
границу:
1) выехавших за границу
2) не выехавших за границу







45 лет
5 лет

 

99.

Личные карточки работников
(в том числе временных работников)

75 лет - "В"
ЭПК

 

100.

Документы (листки по учету кадров,
справки, копии справок, обходные
листы), не вошедшие в состав личных
дел

3 года

 

101.

Документы (листки по учету кадров,
анкеты, автобиографии, заявления)
лиц, не принятых на работу

1 год

 

102.

Документы (представления,
ходатайства, анкеты, акты)
об установлении персональных
ставок, окладов, надбавок
приказов об изменении

15 лет

(1)При отсутствии
приказов об
установлении
и изменении
окладов - 50 л.
ЭПК (50 л.)

103.

Переписка об установлении и выплате
персональных ставок, окладов, надбавок

3 года

 

104.

Список (штатно-списочный состав)
работников

75 лет

 

105.

Списки лиц, получающих
персональные ставки и оклады

10 лет (1)

(1) При
отсутствии
лицевых счетов -
50 л.

106.

Подлинные личные документы
(дипломы, аттестаты, трудовые
книжки (1))

До
востребования
Не
востребованные
не менее
50 лет

(1) Невостре-
бованные
трудовые
книжки - 10 лет
после достижения
работником
пенсионного
возраста

107.

Журнал учета трудовых книжек,
индивидуальных трудовых договоров,
соглашений и контрактов с работниками

75 лет

 

108.

Картотеки, карточки учета
военнообязанных

3 года (1)

(1) После
увольнения

109.

Журналы (книги), списки, картотеки
учета лиц, направленных в командировки:
1) по Республике Казахстан
2) зарубежные



3 года
5 лет

 

110.

Журналы (книги) учета выдачи
командировочных удостоверений

3 года

 

111.

Журналы (книги) учета отпусков

3 года

 

112.

Графики предоставления отпусков,
заявления, сводки, переписка об
использовании отпусков

1 год

 

113.

Заявления о предоставлении
учебных отпусков

3 года (1)

(1) После
окончания
учебного
заведения

114.

Книги учета выдачи справок о
заработной плате, стаже, месте работы

3 года

 

115.

Листки нетрудоспособности,
корешки листков нетрудоспособности

5 лет

 

Глава 7. Страховой рынок

116.

Документы, представленные
лицензиару, для получения
лицензии на осуществление
страховой и иной разрешительной
деятельности (финансовые
документы, положение о
внутреннем аудите (контроле,
учетная политика,
экономическое обоснование,
внутренний регламент)

Постоянно

 

117.

Документы (заявления, анкеты,
копии личных документов,
приказ, выписка из протокола)
для согласования кандидатур
на должности руководящих
работников организации,
представленные в уполномоченный
государственный орган по
регулированию и надзору
за страховой деятельностью

Постоянно

 

118.

Договоры со страховыми
(перестраховочными)
организациями на оказание
посреднических услуг


5 лет

 

119.

База данных по договорам на
оказание посреднических услуг

Постоянно

 

120.

Книга регистрации договоров
по оказанию посреднических услуг

Постоянно

 

121.

Журналы регистрации договоров со
страховыми (перестраховочными)
организациями

5 лет

 

Список сокращений:

ДМН - до минования надобности

ЭПК - данная отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы

75 лет - "В" ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела

Приложение 3. Перечень документов, образующихся в деятельности актуариев (с указанием сроков хранения)

Приложение 3
к Инструкции по документированию,
управлению документацией и хранению
документов профессиональными участниками
страхового рынка и страховыми
агентами, осуществляющими
предпринимательскую деятельность
Примечание

Перечень документов, образующихся
в деятельности актуариев
(с указанием сроков хранения)

    

N
статьи

Вид документов

Срок хранения
документов

Примечание

1

2

3

4

1.

Регистрационные документы
актуария как частного
предпринимателя

Постоянно

 

2.

Лицензии на право осуществления
деятельности

До отзыва

 

3.

Сведения об актуарных расчетах

Постоянно

 

4.

Отчеты по страховым резервам:
1) годовые
2) полугодовые
3) ежемесячные


5 лет
5 лет
5 лет

 

5.

Отчеты по крупным сделкам
1) годовые
2) ежемесячные


5 лет
5 лет

 

6.

Отчеты по убыточности
1) годовые
2) ежемесячные


5 лет
5 лет

 

7.

Журналы регистрации договоров
со страховыми (перестраховочными)
организациями

5 лет

 

8.

Договоры со страховыми
(перестраховочными) организациями
на проведение актуарных расчетов


5 лет

 

Приложение 4. Перечень документов, образующихся в деятельности страховых агентов, осуществляющих предпринимательскую деятельность (с указанием сроков хранения)

Приложение 4
к Инструкции по документированию,
управлению документацией и хранению
документов профессиональными участниками
страхового рынка и страховыми
агентами, осуществляющими
предпринимательскую деятельность
Примечание

Перечень документов, образующихся в деятельности страховых
агентов, осуществляющих предпринимательскую деятельность
(с указанием сроков хранения)

    

N
статьи

Вид документов

Срок хранения
документов

Примечание

1

2

3

4

1.

Регистрационные документы
страхового агента
осуществляющего
предпринимательскую
деятельность

Постоянно

 

2.

Журналы (книги), ведомости
учета бланков строгой
отчетности

До
отзыва

 

3.

Акты приема-передачи бланков
строгой отчетности в
страховую (перестраховочную)
организацию

Постоянно

 

4.

Договоры со страховыми
(перестраховочными)
организациями на
оказание посреднических услуг

5 лет

 

5.

База данных по договорам на
оказание посреднических услуг

Пстоянно

 

6.

Книга регистрации договоров по
оказанию посреднических услуг

Постоянно

 

7.

Лицевые счета страховых агентов,
осуществляющих деятельность на
договорных условиях

75 лет - "В"
"ЭПК"

 

8.

Журналы, книги регистрации счетов,
кассовых ордеров, доверенностей,
платежных поручений

5 лет

 

9.

Договоры страхования, документы
влияющие на изменение данных
договора страхования

5 лет

 

10.

База данных по договорам страхования

Постоянно

 

11.

Первичные документы, подтверждающие
поступление страховых премий


Постоянно

 

Список сокращений:

75 лет - "В" ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.


 
Основные источники публикуемых текстов нормативных правовых актов: газета "Казахстанская правда", база данных справочно-правовой системы Adviser, Интернет-ресурсы online.zakon.kz, adilet.zan.kz, другие средства массовой информации в Сети.
Хотя информация получена из источников, которые мы считаем надежными и наши специалисты применили максимум сил для выверки правильности полученных версий текстов приведенных нормативных актов, мы не можем дать каких-либо подтверждений или гарантий (как явных, так и неявных) относительно их точности.
Компания "КАМАЛ-Консалтинг" не несет ответственности за любые последствия какого-либо применения формулировок и положений, содержащихся в данных версиях текстов нормативных правовых актов, за использование данных версий текстов нормативных правовых актов в качестве основы или за какие-либо упущения в текстах публикуемых здесь нормативных правовых актов.


Размещение рекламы на xFRK

defacto.kz
 
 
Счетчик посещений Counter.CO.KZ - бесплатный счетчик на любой вкус!   dok from 01.05.2007
 
© 1998-2016 ТОО "КАМАЛ-Консалтинг", Павлодар, Казахстан
Реклама на xFRK