| | | |
N статьи | Вид документов | Срок хранения документов в исполнительном органе страхового брокера | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 |
Глава 1. Вопросы системы управления Параграф 1. Распорядительная деятельность |
1. | Законодательные акты Республики Казахстан, постановления Правительства Республики Казахстан, распоряжения Премьер-Министра Республики Казахстан: 1) касающиеся деятельности организации 2) направленные для сведения и руководства |
Постоянно ДМН
| |
2. | Поручения Администрации Президента, Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных исполнительных органов, документы по их исполнению | Постоянно | |
3. | Приказы, указания центральных исполнительных органов: 1) касающиеся деятельности организации 2) направленные для сведения и руководства |
Постоянно ДМН
| |
4. | Нормативные правовые акты и методические рекомендации уполномоченного государственного органа по регулированию и надзору за деятельностью организации: 1) касающиеся деятельности организации 2) направленные для сведения и руководства |
Постоянно ДМН
| |
5. | Нормативные правовые акты органов местного государственного управления: 1) касающиеся деятельности организации 2) направленные для сведения и руководства |
Постоянно ДМН
| |
6. | Проекты нормативных правовых актов, документы по их разработке, поступившие в организацию на согласование | Постоянно | |
7. | Распорядительные документы высшего органа организации | Постоянно
| |
8. | Протоколы собраний (заседаний) высшего органа организации, ее коллегиальных органов и документы к ним | Пстоянно | |
9. | Приказы и распоряжения организации: 1) по основной деятельности 2) о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках рабочих и служащих (по указанным вопросам издаются приказы, распоряжения) 3) о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников 4) по административно-хозяйственным вопросам | Постоянно 75 лет
5 лет
5 лет
| |
10. | Протокол и стенограммы производственных совещаний у руководства исполнительного органа организации | Постоянно | |
11. | Правила, положения, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные организацией | Постоянно | |
12. | Проекты внутренних документов: документы (заключения, предложения, справки, докладные записки) по их разработке | 3 года (1)
| (1) После утверждения
|
13. | Переписка о разработке, применении и разъяснении правил, инструкций, инструктивных и методических указаний, рекомендаций | 3 года | |
Параграф 2. Контроль |
14. | Документы (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения) ревизий и проверок деятельности организаций, проводимых уполномоченными государственными органами, внешним и внутренним аудитом | Постоянно | |
15. | Журналы учета проведенных ревизий, проверок и контроля за выполнением решений | 5 лет | |
16. | Документы (докладные записки, отчеты, справки, переписка) о выполнении предложений по результатам проверок, ревизий | 5 лет ЭПК | |
17. | Обращения граждан: 1) содержащие предложения по улучшению деятельности деятельности организации, устранению недостатков и о фактах коррупции 2) второстепенного и личного характера |
Постоянно
5 лет
| |
18. | Журналы регистрации обращений граждан | 5 лет | |
19. | Переписка по обращениям граждан | 5 лет ЭПК | |
Параграф 3. Организационные основы управления |
20. | Учредительные и регистрационные документы (учредительные договоры, уставы, положения, регистрационные свидетельства о присвоении регистрационного номера налогоплательщика) организации | Постоянно | |
21. | Лицензии на право осуществления деятельности | До отзыва | |
22. | Проекты положений, уставов: документы (справки, докладные записки) предложения по их разработке | 3 года (1) | (1) После утверждения |
23. | Штатные расписания исполнительного органа организации и изменения к ним | Постоянно | |
24. | Приемо-сдаточные акты, составленные при: 1) смене руководителей исполнительного органа организации 2) смене ответственных исполнителей и секретарей | Постоянно
5 лет
| |
25. | Документы (программы, тексты выступлений, статей, интервью, стенограммы пресс-конференций, пресс-релизы, реклама) и другая информация по освещению в средствах массовой информации деятельности организации | Постоянно | (1) Аудио- визуальная документация передается на государственное хранение через 3 года |
26. | Должностные инструкции работников исполнительного органа организации, распределение функциональных обязанностей | 5 лет (1) | (1) После замены новыми |
27. | Перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию организации | Постоянно | |
Параграф 4. Правовое обеспечение управления |
28. | Переписка по правовым вопросам | 5 лет ЭПК | |
29. | Правовые заключения по юридическим конфликтным делам | 5 лет (1) | (1) После вынесения окончательного решения |
30. | Исковые заявления, доверенности, претензии, справки, копии решений суда и другие материалы | 5 лет (1) | (1) После вынесения ончательного решения |
Параграф 5. Документационное обеспечение управления и ведомственное частное) хранение документов |
31. | Номенклатуры дел организации | Постоянно (1) | (1) Несог- ласованные |
32. | Карточки (журналы) регистрации: 1) приказов, указаний, распоряжений, правил, инструкций, положений, уставов 2) поступающих и отправляемых документов, в том числе по электронной почте | Постоянно (1)
3 года
| (1) Хранятся в исполнитель- ном органе организации. Подлежат передаче в государственный архив, если могут быть использованы в качестве научно- справочного аппарата к документам |
33. | Журналы (книги), ведомости учета бланков строгой отчетности | 3 года | |
34. | Описи дел: 1) постоянного срока хранения 2) по личному составу 3) долговременного срока хранения | Постоянно 3 года (1) 3 года (1)
| (1) После уничтожения дел |
35. | Акты о выделении документов к уничтожению | Постоянно (1) | (1) В государ- ственный архив не передаются |
36. | Акты приема-передачи документов и дел на государственное хранение | Постоянно | |
37. | Протоколы заседаний экспертных комиссий и документы к ним | Постоянно | |
38. | Переписка по методическим и организационным вопросам ведения делопроизводства и архивного дела | 3 года | |
39. | Требования, заявки (заказы) на выдачу документов из ведомственного (частного) архива организации | 1 год (1) | (1) После возращения документов в ведомственный (частный) архив |
40. | Заявления, запросы юридических и частных лиц о выдаче архивных справок, копий, выписок из документов, переписка по их выдаче | 3 года | |
41. | Акты выдачи документов во временное пользование из ведомственного частного архива организации | 3 года (1) | (1) После возращения документов в ведомственный (частный) архив |
42. | Журналы учета поступлений и выбытия документов из ведомственного (частного) архива организации | Постоянно (1)
| (1) На государственное хранение не передаются |
43. | Положение о ведомственном (частном) архиве организации | Постоянно | |
44. | Паспорт ведомственного (частного) архива организации | Постоянно (1) | (1) На государственное хранение не передаются |
Глава 2. Прогнозирование, планирование |
45. | Годовые планы работ высшего, исполнительного и иных коллегиальных органов организации | Постоянно | |
46. | Оперативные планы работ высшего и коллегиальных (в том числе исполнительного) органов организации, структурных подразделений исполнительного органа организации: 1) полугодовые 2) квартальные 3) месячные |
5 лет 5 лет 6 месяцев
| |
47. | Бизнес-планы и их экономические обоснования | Постоянно | |
48. | Переписка по вопросам прогнозирования и планирования | 5 лет ЭПК | |
Глава 3. Финансирование |
49. | Сметы по бюджету, специальным и прочим средствам исполнительного органа организации: 1) годовые 2) квартальные |
Постоянно (1) 5 лет (2)
| (1) Постоянно по месту составления ДМН (2)При отсутствии годовых-постоянно |
50. | Переписка по вопросам финансирования | 5 лет ЭПК | |
51. | Анализ исполнения сметы затрат организации | Постоянно | |
Глава 4. Учет и отчетность Параграф 1. Оперативный и статистический учет и отчетность |
52. | Статистические отчеты и таблицы по деятельности организации: 1) сводные годовые и с большей периодичностью 2) годовые и с большей периодичностью 3) полугодовые 4) квартальные 5) месячные |
Постоянно
Постоянно 5 лет (1) 5 лет (2) 1 год (3)
| (1)При отсутствии годовых-постоянно (2)При отсутствии годовых, полугодовых - постоянно (3)При отсутствии годовых, полуго- довых, кварталь- ных - постоянно |
53. | Отчеты структурных подразделений исполнительного органа организации: 1) годовые 2) полугодовые 3) квартальные 4) месячные |
5 лет 5 лет 5 лет 3 года
| |
54. | Заключения по отчетам: 1) годовым 2) квартальным | Постоянно 5 лет (1)
| (1)При отсутствии годовых- постоянно |
55. | Переписка о предоставлении отчетов | 5 лет | |
Параграф 2. Бухгалтерский учет и отчетность |
56. | Бухгалтерские отчеты и балансы организации и пояснительные записки к ним: 1) сводные годовые 2) годовые 3) квартальные 4) ежемесячные |
Постоянно Постоянно 5 лет (1) 5 лет
| (1)При отсутствии годовых- постоянно |
57. | Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и предложения, объяснительные записки к ним | Постоянно | |
58. | Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов | Постоянно
| |
59. | Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов | 5 лет | |
60. | Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности | 1 год | |
61. | Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно- материальных ценностей, авансовые отчеты и другие) | 5 лет (1) | (1) В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
62. | Лицевые счета руководителей и работников организации (книги начисления заработной платы): 1) работников
2) получателей пенсий, специальных государственных и иных пособий |
75 лет "В" ЭПК 5 лет (1)
| (1) После прекращения выплаты пособий и пенсий |
63. | Расчетные (расчетно-платежные) ведомости | 5 лет (1) | (1)При отсутствии лицевых счетов - 75 лет |
64. | Инвентарные карточки и книги учета основных средств (активов) | 5 лет (1) | (1)После ликвида- ции основных средств (активов) |
65. | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) | 5 лет | |
66. | Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы). Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые оборотные ведомости | 5 лет (1) | (1) В случае возникновения споров, разногла- сий, следственных и судебных дел - сохраняются кни- ги, до вынесения окончательного решения |
67. | Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений | 5 лет | |
68. | Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий | 5 лет | |
69. | Списки физических лиц и платежные поручения по перечислению обязательных пенсионных взносов | 5 лет | |
70. | Списки работников и платежные оручения по перечислению обязательного социального налога | 5 лет | |
71. | Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации | 5 лет | (1) В случае возникновения споров, разногла- сий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
72. | Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате специальных государственных и иных пособий, пенсий, листков нетрудо- способности по социальному страхованию | ДМН (1) 5 лет | (1) Не менее |
73. | Исполнительные листы | ДМН (1) | (1) Не менее 5 лет |
74. | Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и другие | ДМН (1)
| (1) Не менее 5 лет
|
75. | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, хищениях | ДМН (1) | (1) Не менее 5 лет |
76. | Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов (активов) | Постоянно | |
77. | Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств (активов) | Постоянно | |
78. | Паспорта зданий (1), сооружений (1) и оборудования | 5 лет (2) | (1) Паспорта зда- ний и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государ- ства - постоянно (2) После ликвидации основных средств (активов) |
79. | Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы | 5 лет | |
80. | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации и прилагаемые к ним документы | 5 лет (1) | (1) В случае возникновения споров, разногла- сий следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения оконча- тельного решения |
81. | Акты проверки кассы, правильности взимания налогов | 5 лет | |
82. | Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые) | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия дого- вора соглашения |
83. | Реестры договоров | 5 лет | |
84. | Договоры о материальной ответственности | 5 лет (1) | (1)После увольнения материально- ответственного лица |
85. | Переписка по административно- хозяйственным вопросам | 5 лет | |
86. | Образцы подписей (материально- ответственных лиц) | 5 лет (1) | (1) После увольнения материально- ответственного лица |
Глава 5. Вопросы использования трудовых ресурсов |
87. | Годовые отчеты: по труду, численности работников, их перемещении | Постоянно | |
88. | Документы (справки, сводки, ведомости) по учету наличия, движения, комплектования, использования трудовых ресурсов | 5 лет ЭПК | |
89. | Утвержденные годовые фонды заработной платы | Постоянно | |
90. | Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий | 5 лет | |
91. | Документы (справки, списки, переписка) о премировании | 5 лет | |
92. | Переписка о применении различных форм оплаты труда, установлении должностных окладов, применении тарифных сеток, регулировании и расходовании фонда заработной платы | 3 года | |
Глава 6. Работа с кадрами |
93. | Справки о составе работников коллегиальных органов организации | 5 лет | |
94. | Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки), не вошедшие в состав личных дел | 3 года | |
95. | Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении, откомандировании, увольнении, объявлении благодарностей, копии личных документов, отзывы, характеристики, листки по учету кадров работников, индивидуальные трудовые договоры, контракты, соглашения с работниками, аттестационные листы, анкеты о проведении аттестации и установлении квалификации) | 75 лет - "В" ЭПК | |
96. | Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров | 3 года | |
97. | Личные дела (карточки учета, приема, перемещения и увольнения лиц) работающих по совместительству: 1) работников, для которых в соответствии с пенсионным законодательством Республики Казахстан совместительство влияет на размер пенсий 2) работников, имеющих полный должностной оклад (ставку) по основному месту работы |
75 лет - "В" ЭПК
5 лет
| |
98. | Выездные дела (анкеты, характеристики, автобиографии, справки, копии личных документов, копии приказов о командировании) работников, командированных за границу: 1) выехавших за границу 2) не выехавших за границу |
45 лет 5 лет
| |
99. | Личные карточки работников (в том числе временных работников) | 75 лет - "В" ЭПК | |
100. | Документы (листки по учету кадров, справки, копии справок, обходные листы), не вошедшие в состав личных дел | 3 года | |
101. | Документы (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, заявления) лиц, не принятых на работу | 1 год | |
102. | Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок приказов об изменении | 15 лет | (1)При отсутствии приказов об установлении и изменении окладов - 50 л. ЭПК (50 л.) |
103. | Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок | 3 года | |
104. | Список (штатно-списочный состав) работников | 75 лет | |
105. | Списки лиц, получающих персональные ставки и оклады | 10 лет (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов - 50 л. |
106. | Подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, трудовые книжки (1)) | До востребования Не востребованные не менее 50 лет | (1) Невостре- бованные трудовые книжки - 10 лет после достижения работником пенсионного возраста |
107. | Журнал учета трудовых книжек, индивидуальных трудовых договоров, соглашений и контрактов с работниками | 75 лет | |
108. | Картотеки, карточки учета военнообязанных | 3 года (1) | (1) После увольнения |
109. | Журналы (книги), списки, картотеки учета лиц, направленных в командировки: 1) по Республике Казахстан 2) зарубежные |
3 года 5 лет
| |
110. | Журналы (книги) учета выдачи командировочных удостоверений | 3 года | |
111. | Журналы (книги) учета отпусков | 3 года | |
112. | Графики предоставления отпусков, заявления, сводки, переписка об использовании отпусков | 1 год | |
113. | Заявления о предоставлении учебных отпусков | 3 года (1) | (1) После окончания учебного заведения |
114. | Книги учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы | 3 года | |
115. | Листки нетрудоспособности, корешки листков нетрудоспособности | 5 лет | |
Глава 7. Страховой рынок |
116. | Документы, представленные лицензиару, для получения лицензии на осуществление страховой и иной разрешительной деятельности (финансовые документы, положение о внутреннем аудите (контроле, учетная политика, экономическое обоснование, внутренний регламент) | Постоянно | |
117. | Документы (заявления, анкеты, копии личных документов, приказ, выписка из протокола) для согласования кандидатур на должности руководящих работников организации, представленные в уполномоченный государственный орган по регулированию и надзору за страховой деятельностью | Постоянно | |
118. | Договоры со страховыми (перестраховочными) организациями на оказание посреднических услуг | 5 лет
| |
119. | База данных по договорам на оказание посреднических услуг | Постоянно | |
120. | Книга регистрации договоров по оказанию посреднических услуг | Постоянно | |
121. | Журналы регистрации договоров со страховыми (перестраховочными) организациями | 5 лет | |