| | | | |
N
статьи | Вид документов | Срок хранения
документов
в исполнительном
органе страхового
брокера | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 |
Глава 1. Вопросы системы управления
Параграф 1. Распорядительная деятельность |
1. | Законодательные акты Республики
Казахстан, постановления Правительства
Республики Казахстан, распоряжения
Премьер-Министра Республики Казахстан:
1) касающиеся деятельности организации
2) направленные для сведения и
руководства |
Постоянно
ДМН
| |
2. | Поручения Администрации Президента,
Республики Казахстан, Канцелярии
Премьер-Министра Республики
Казахстан, центральных
исполнительных органов,
документы по их исполнению | Постоянно | |
3. | Приказы, указания центральных
исполнительных органов:
1) касающиеся деятельности
организации
2) направленные для сведения и
руководства |
Постоянно
ДМН
| |
4. | Нормативные правовые акты и
методические рекомендации
уполномоченного государственного
органа по регулированию и
надзору за деятельностью
организации:
1) касающиеся деятельности
организации
2) направленные для сведения и
руководства |
Постоянно
ДМН
| |
5. | Нормативные правовые акты органов
местного государственного управления:
1) касающиеся деятельности
организации
2) направленные для сведения и
руководства |
Постоянно
ДМН
| |
6. | Проекты нормативных правовых
актов, документы по их разработке,
поступившие в организацию
на согласование | Постоянно | |
7. | Распорядительные документы
высшего органа организации |
Постоянно
| |
8. | Протоколы собраний (заседаний) высшего
органа организации, ее коллегиальных
органов и документы к ним | Пстоянно | |
9. | Приказы и распоряжения организации:
1) по основной деятельности
2) о приеме, переводе, поощрении,
премировании, увольнении, длительных
командировках рабочих и служащих
(по указанным вопросам издаются приказы,
распоряжения)
3) о предоставлении отпусков,
взысканиях, командировках работников
4) по административно-хозяйственным
вопросам |
Постоянно
75 лет
5 лет
5 лет
| |
10. | Протокол и стенограммы производственных
совещаний у руководства исполнительного
органа организации | Постоянно | |
11. | Правила, положения, инструкции,
методические указания, рекомендации,
разработанные организацией | Постоянно | |
12. | Проекты внутренних документов:
документы (заключения,
предложения, справки,
докладные записки) по их разработке |
3 года (1)
|
(1) После
утверждения
|
13. | Переписка о разработке, применении и
разъяснении правил, инструкций,
инструктивных и методических указаний,
рекомендаций | 3 года | |
Параграф 2. Контроль |
14. | Документы (доклады, докладные записки,
справки, акты, заключения, отчеты,
возражения) ревизий и проверок
деятельности организаций,
проводимых уполномоченными
государственными органами,
внешним и внутренним аудитом | Постоянно | |
15. | Журналы учета проведенных ревизий,
проверок и контроля за выполнением
решений | 5 лет | |
16. | Документы (докладные записки, отчеты,
справки, переписка) о выполнении
предложений по результатам проверок,
ревизий | 5 лет
ЭПК | |
17. | Обращения граждан:
1) содержащие предложения
по улучшению деятельности
деятельности организации,
устранению недостатков
и о фактах коррупции
2) второстепенного и личного характера |
Постоянно
5 лет
| |
18. | Журналы регистрации обращений граждан | 5 лет | |
19. | Переписка по обращениям граждан | 5 лет
ЭПК | |
Параграф 3. Организационные основы управления |
20. | Учредительные и регистрационные
документы (учредительные договоры,
уставы, положения, регистрационные
свидетельства о присвоении
регистрационного номера
налогоплательщика) организации | Постоянно | |
21. | Лицензии на право осуществления
деятельности | До
отзыва | |
22. | Проекты положений, уставов:
документы (справки, докладные
записки) предложения по их разработке | 3 года (1) | (1) После
утверждения |
23. | Штатные расписания исполнительного
органа организации и изменения к ним | Постоянно | |
24. | Приемо-сдаточные акты, составленные при:
1) смене руководителей исполнительного
органа организации
2) смене ответственных исполнителей и
секретарей |
Постоянно
5 лет
| |
25. | Документы (программы, тексты
выступлений, статей, интервью,
стенограммы пресс-конференций,
пресс-релизы, реклама) и другая
информация по освещению в
средствах массовой информации
деятельности организации | Постоянно | (1) Аудио-
визуальная
документация
передается на
государственное
хранение
через 3 года |
26. | Должностные инструкции работников
исполнительного органа организации,
распределение функциональных
обязанностей | 5 лет (1) | (1) После
замены
новыми |
27. | Перечень сведений, составляющих
конфиденциальную информацию
организации | Постоянно | |
Параграф 4. Правовое обеспечение управления |
28. | Переписка по правовым вопросам | 5 лет
ЭПК | |
29. | Правовые заключения по юридическим
конфликтным делам | 5 лет (1) | (1) После
вынесения
окончательного
решения |
30. | Исковые заявления, доверенности,
претензии, справки, копии решений
суда и другие материалы | 5 лет (1) | (1) После
вынесения
ончательного
решения |
Параграф 5. Документационное обеспечение управления и ведомственное
частное) хранение документов |
31. | Номенклатуры дел
организации | Постоянно (1) | (1) Несог-
ласованные |
32. | Карточки (журналы) регистрации:
1) приказов, указаний, распоряжений,
правил, инструкций, положений, уставов
2) поступающих и отправляемых
документов, в том числе по электронной
почте |
Постоянно (1)
3 года
| (1) Хранятся
в исполнитель-
ном органе
организации.
Подлежат
передаче в
государственный
архив, если
могут быть
использованы в
качестве научно-
справочного
аппарата к
документам |
33. | Журналы (книги), ведомости учета
бланков строгой отчетности | 3 года | |
34. | Описи дел:
1) постоянного срока хранения
2) по личному составу
3) долговременного срока хранения |
Постоянно
3 года (1)
3 года (1)
| (1) После
уничтожения
дел |
35. | Акты о выделении документов
к уничтожению | Постоянно (1) | (1) В государ-
ственный архив
не передаются |
36. | Акты приема-передачи документов
и дел на государственное хранение | Постоянно | |
37. | Протоколы заседаний экспертных
комиссий и документы к ним | Постоянно | |
38. | Переписка по методическим и
организационным вопросам ведения
делопроизводства и архивного дела | 3 года | |
39. | Требования, заявки (заказы) на выдачу
документов из ведомственного (частного)
архива организации | 1 год (1) | (1) После
возращения
документов в
ведомственный
(частный) архив |
40. | Заявления, запросы юридических и
частных лиц о выдаче архивных
справок, копий, выписок из
документов, переписка по их выдаче | 3 года | |
41. | Акты выдачи документов во временное
пользование из ведомственного
частного архива организации | 3 года (1) | (1) После
возращения
документов в
ведомственный
(частный) архив |
42. | Журналы учета поступлений
и выбытия документов
из ведомственного
(частного) архива организации |
Постоянно (1)
| (1) На
государственное
хранение
не передаются |
43. | Положение о ведомственном
(частном) архиве организации | Постоянно | |
44. | Паспорт ведомственного (частного)
архива организации | Постоянно (1) | (1) На
государственное
хранение
не передаются |
Глава 2. Прогнозирование, планирование |
45. | Годовые планы работ
высшего, исполнительного
и иных коллегиальных органов
организации | Постоянно | |
46. | Оперативные планы работ высшего
и коллегиальных (в том числе
исполнительного) органов
организации, структурных
подразделений исполнительного
органа организации:
1) полугодовые
2) квартальные
3) месячные |
5 лет
5 лет
6 месяцев
| |
47. | Бизнес-планы и их экономические
обоснования | Постоянно | |
48. | Переписка по вопросам
прогнозирования и планирования | 5 лет
ЭПК | |
Глава 3. Финансирование |
49. | Сметы по бюджету, специальным
и прочим средствам исполнительного
органа организации:
1) годовые
2) квартальные |
Постоянно (1)
5 лет (2)
| (1) Постоянно
по месту
составления ДМН
(2)При отсутствии
годовых-постоянно |
50. | Переписка по вопросам финансирования | 5 лет
ЭПК | |
51. | Анализ исполнения сметы затрат
организации | Постоянно | |
Глава 4. Учет и отчетность
Параграф 1. Оперативный и статистический учет и отчетность |
52. | Статистические отчеты и таблицы
по деятельности организации:
1) сводные годовые и с большей
периодичностью
2) годовые и с большей
периодичностью
3) полугодовые
4) квартальные
5) месячные |
Постоянно
Постоянно
5 лет (1)
5 лет (2)
1 год (3)
| (1)При отсутствии
годовых-постоянно
(2)При отсутствии
годовых,
полугодовых -
постоянно
(3)При отсутствии
годовых, полуго-
довых, кварталь-
ных - постоянно |
53. | Отчеты структурных подразделений
исполнительного органа организации:
1) годовые
2) полугодовые
3) квартальные
4) месячные |
5 лет
5 лет
5 лет
3 года
| |
54. | Заключения по отчетам:
1) годовым
2) квартальным |
Постоянно
5 лет (1)
| (1)При отсутствии
годовых-
постоянно |
55. | Переписка о предоставлении
отчетов | 5 лет | |
Параграф 2. Бухгалтерский учет и отчетность |
56. | Бухгалтерские отчеты и
балансы организации
и пояснительные записки
к ним:
1) сводные годовые
2) годовые
3) квартальные
4) ежемесячные |
Постоянно
Постоянно
5 лет (1)
5 лет
| (1)При отсутствии
годовых-
постоянно |
57. | Передаточные, разделительные,
ликвидационные балансы и
предложения, объяснительные
записки к ним | Постоянно | |
58. | Аналитические таблицы по
разработке и анализу годовых
отчетов и балансов |
Постоянно
| |
59. | Переписка об утверждении и
уточнении балансов и отчетов | 5 лет | |
60. | Переписка о сроках представления
бухгалтерской и финансовой
отчетности | 1 год | |
61. | Первичные документы и приложения
к ним, зафиксировавшие факт
совершения хозяйственной операции
и явившиеся основанием для
бухгалтерских записей (кассовые,
банковские документы, извещения
банков и переводные требования,
выписки банков, наряды на работу,
табели, акты о приеме, сдаче и
списании имущества и материалов,
квитанции и накладные по учету
товарно- материальных ценностей,
авансовые отчеты и другие) | 5 лет (1) | (1) В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных
и судебных
дел -
сохраняются
до вынесения
окончательного
решения |
62. | Лицевые счета руководителей
и работников организации
(книги начисления заработной платы):
1) работников
2) получателей пенсий,
специальных государственных
и иных пособий |
75 лет
"В" ЭПК
5 лет (1)
| (1) После
прекращения
выплаты пособий
и пенсий |
63. | Расчетные (расчетно-платежные)
ведомости | 5 лет (1) | (1)При отсутствии
лицевых
счетов - 75 лет |
64. | Инвентарные карточки и книги
учета основных средств (активов) | 5 лет (1) | (1)После ликвида-
ции основных
средств (активов) |
65. | Доверенности на получение
денежных сумм и
товарно-материальных
ценностей (в том числе
аннулированные доверенности) | 5 лет | |
66. | Учетные регистры (главная
книга, журналы-ордера,
разработочные таблицы).
Вспомогательные и
контрольные книги, журналы,
картотеки, кассовые
оборотные ведомости | 5 лет (1) | (1) В случае
возникновения
споров, разногла-
сий, следственных
и судебных дел -
сохраняются кни-
ги, до вынесения
окончательного
решения |
67. | Журналы, книги регистрации
счетов, кассовых ордеров,
доверенностей, платежных поручений | 5 лет | |
68. | Сведения об учете фондов,
лимитов заработной платы и
контроле за их распределением,
о расчетах по перерасходу и
задолженности по заработной плате,
об удержании из заработной платы,
из средств социального страхования,
о выплате отпускных и выходных пособий | 5 лет | |
69. | Списки физических лиц и платежные
поручения по перечислению
обязательных пенсионных взносов | 5 лет | |
70. | Списки работников и платежные
оручения по перечислению
обязательного социального налога | 5 лет | |
71. | Документы (протоколы заседаний
инвентаризационных комиссий,
инвентарные описи, акты,
сличительные ведомости) об
инвентаризации | 5 лет | (1) В случае
возникновения
споров, разногла-
сий, следственных
и судебных дел -
сохраняются
до вынесения
окончательного
решения |
72. | Документы (копии отчетов, выписки из
протоколов, заключения) о выплате
специальных государственных и иных
пособий, пенсий, листков нетрудо-
способности по социальному страхованию | ДМН (1)
5 лет | (1) Не менее |
73. | Исполнительные листы | ДМН (1) | (1) Не менее
5 лет |
74. | Справки, представляемые
в бухгалтерию на
оплату учебных отпусков,
получение льгот
по налогам и другие |
ДМН (1)
|
(1) Не менее
5 лет
|
75. | Документы (справки, акты,
обязательства, переписка)
по дебиторской задолженности,
недостачах, хищениях | ДМН (1) | (1) Не менее
5 лет |
76. | Документы (протоколы, акты,
отчеты) о переоценке основных
фондов (активов) | Постоянно | |
77. | Акты, ведомости переоценки
и определения износа основных
средств (активов) | Постоянно | |
78. | Паспорта зданий (1),
сооружений (1) и
оборудования | 5 лет (2) | (1) Паспорта зда-
ний и сооружений
- памятников
архитектуры,
находящихся под
охраной государ-
ства - постоянно
(2) После
ликвидации
основных средств
(активов) |
79. | Документы (планы, отчеты,
переписка) о проведении
документальных ревизий и
контрольно-ревизионной
работы | 5 лет | |
80. | Акты документальных ревизий
финансово-хозяйственной
деятельности организации
и прилагаемые к ним документы | 5 лет (1) | (1) В случае
возникновения
споров, разногла-
сий следственных
и судебных дел -
сохраняются до
вынесения оконча-
тельного решения |
81. | Акты проверки кассы,
правильности взимания налогов | 5 лет | |
82. | Договоры, соглашения
(хозяйственные, операционные,
трудовые) | 5 лет (1) | (1) После
истечения срока
действия дого-
вора соглашения |
83. | Реестры договоров | 5 лет | |
84. | Договоры о материальной
ответственности | 5 лет (1) | (1)После
увольнения
материально-
ответственного
лица |
85. | Переписка по административно-
хозяйственным вопросам | 5 лет | |
86. | Образцы подписей (материально-
ответственных лиц) | 5 лет (1) | (1) После
увольнения
материально-
ответственного
лица |
Глава 5. Вопросы использования трудовых ресурсов |
87. | Годовые отчеты: по труду,
численности работников,
их перемещении | Постоянно | |
88. | Документы (справки, сводки,
ведомости) по учету наличия,
движения, комплектования,
использования трудовых ресурсов | 5 лет
ЭПК | |
89. | Утвержденные годовые фонды
заработной платы | Постоянно | |
90. | Переписка об упорядочении и
установлении размеров заработной
платы, начислении премий | 5 лет | |
91. | Документы (справки, списки,
переписка) о премировании | 5 лет | |
92. | Переписка о применении
различных форм оплаты труда,
установлении должностных
окладов, применении тарифных
сеток, регулировании и
расходовании фонда заработной платы | 3 года | |
Глава 6. Работа с кадрами |
93. | Справки о составе работников
коллегиальных органов организации | 5 лет | |
94. | Документы к приказам по личному
составу (листки по учету кадров,
заявления, представления, докладные
записки), не вошедшие в состав
личных дел | 3 года | |
95. | Личные дела (заявления, анкеты,
автобиографии, копии и выписки
из приказов о приеме, перемещении,
откомандировании, увольнении,
объявлении благодарностей,
копии личных документов, отзывы,
характеристики, листки по учету
кадров работников, индивидуальные
трудовые договоры, контракты,
соглашения с работниками,
аттестационные листы, анкеты
о проведении аттестации и
установлении квалификации) | 75 лет - "В"
ЭПК | |
96. | Переписка о приеме, распределении,
перемещении, учете кадров | 3 года | |
97. | Личные дела (карточки учета,
приема, перемещения и
увольнения лиц) работающих
по совместительству:
1) работников, для которых
в соответствии с пенсионным
законодательством Республики
Казахстан совместительство
влияет на размер пенсий
2) работников, имеющих полный
должностной оклад (ставку)
по основному месту работы |
75 лет - "В"
ЭПК
5 лет
| |
98. | Выездные дела (анкеты,
характеристики, автобиографии,
справки, копии личных документов,
копии приказов о командировании)
работников, командированных за
границу:
1) выехавших за границу
2) не выехавших за границу |
45 лет
5 лет
| |
99. | Личные карточки работников
(в том числе временных работников) | 75 лет - "В"
ЭПК | |
100. | Документы (листки по учету кадров,
справки, копии справок, обходные
листы), не вошедшие в состав личных
дел | 3 года | |
101. | Документы (листки по учету кадров,
анкеты, автобиографии, заявления)
лиц, не принятых на работу | 1 год | |
102. | Документы (представления,
ходатайства, анкеты, акты)
об установлении персональных
ставок, окладов, надбавок
приказов об изменении | 15 лет | (1)При отсутствии
приказов об
установлении
и изменении
окладов - 50 л.
ЭПК (50 л.) |
103. | Переписка об установлении и выплате
персональных ставок, окладов, надбавок | 3 года | |
104. | Список (штатно-списочный состав)
работников | 75 лет | |
105. | Списки лиц, получающих
персональные ставки и оклады | 10 лет (1) | (1) При
отсутствии
лицевых счетов -
50 л. |
106. | Подлинные личные документы
(дипломы, аттестаты, трудовые
книжки (1)) | До
востребования
Не
востребованные
не менее
50 лет | (1) Невостре-
бованные
трудовые
книжки - 10 лет
после достижения
работником
пенсионного
возраста |
107. | Журнал учета трудовых книжек,
индивидуальных трудовых договоров,
соглашений и контрактов с работниками | 75 лет | |
108. | Картотеки, карточки учета
военнообязанных | 3 года (1) | (1) После
увольнения |
109. | Журналы (книги), списки, картотеки
учета лиц, направленных в командировки:
1) по Республике Казахстан
2) зарубежные |
3 года
5 лет
| |
110. | Журналы (книги) учета выдачи
командировочных удостоверений | 3 года | |
111. | Журналы (книги) учета отпусков | 3 года | |
112. | Графики предоставления отпусков,
заявления, сводки, переписка об
использовании отпусков | 1 год | |
113. | Заявления о предоставлении
учебных отпусков | 3 года (1) | (1) После
окончания
учебного
заведения |
114. | Книги учета выдачи справок о
заработной плате, стаже, месте работы | 3 года | |
115. | Листки нетрудоспособности,
корешки листков нетрудоспособности | 5 лет | |
Глава 7. Страховой рынок |
116. | Документы, представленные
лицензиару, для получения
лицензии на осуществление
страховой и иной разрешительной
деятельности (финансовые
документы, положение о
внутреннем аудите (контроле,
учетная политика,
экономическое обоснование,
внутренний регламент) | Постоянно | |
117. | Документы (заявления, анкеты,
копии личных документов,
приказ, выписка из протокола)
для согласования кандидатур
на должности руководящих
работников организации,
представленные в уполномоченный
государственный орган по
регулированию и надзору
за страховой деятельностью | Постоянно | |
118. | Договоры со страховыми
(перестраховочными)
организациями на оказание
посреднических услуг |
5 лет
| |
119. | База данных по договорам на
оказание посреднических услуг | Постоянно | |
120. | Книга регистрации договоров
по оказанию посреднических услуг | Постоянно | |
121. | Журналы регистрации договоров со
страховыми (перестраховочными)
организациями | 5 лет | |
