• Приложение 1. Инструкция по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность

Глава 3. Номенклатура дел и основные требования к формированию дел в организации

23. Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в определенном календарном году в делопроизводстве организации (филиале и представительстве) в соответствии с выполняемыми ею заданиями и функциями.

24. При разработке номенклатуры дел используют:

1) предыдущие утвержденные номенклатуры дел;

2) утвержденные типовые перечни документов с указанием сроков хранения;

3) нормативные правовые акты и методические документы, разработанные уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.

25. В номенклатуру дел не включаются наименования печатных изданий.

26. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

1) название вида дела (в том числе переписка, журналы) или разновидности документов (в том числе приказы, протоколы);

2) название организации или соответствующего структурного подразделения (автор документа);

3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;

4) краткое содержание документов дела;

5) даты (период), к которым относятся документы дела;

6) указание на наличие копий документов дела.

27. Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

28. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

29. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, за (на) который составлены планы (отчеты).

30. Номенклатура дел организации состоит из следующих разделов:

1) высший орган организации - общее собрание акционеров;

2) коллегиальные органы (за исключением исполнительного органа) - совет директоров и ревизионная комиссия;

3) исполнительный орган - правление (его структурные подразделения в соответствии с утвержденным штатным расписанием).

Номенклатура дел филиалов и представительств организации разрабатывается в соответствии с утвержденным штатным расписанием филиала и представительства.

31. Заголовки дел в номенклатуре дел в каждом структурном подразделении исполнительного органа, филиале и представительстве организации обязательно должны включать следующее:

1) нормативные правовые акты уполномоченного государственного органа по регулированию и надзору за страховой деятельностью;

2) предписания (поручения, задания) различных государственных органов и документы по их исполнению;

3) учредительные и иные регистрационные документы организации (уставы, положения о структурных подразделениях организации, регистрационные формы), регламент работы организации (при наличии);

4) распорядительные документы организации (в том числе постановления, приказы, распоряжения);

5) инструкции (производственные, типовые, должностные);

6) плановая документация (перспективные, среднесрочные, годовые, квартальные, месячные, планы, сметы расходов, штатные расписания);

7) отчетная документация (сводные, годовые и с большей периодичностью, квартальные, месячные, оперативные);

8) документы по основной деятельности;

9) переписка;

10) учетно-регистрационные документы (в том числе журналы, книги, картотеки, карточки);

11) номенклатура дел (организации, структурного подразделения исполнительного органа, филиала или представительства).

32. Для копий документов, образованных в деятельности организации (в том числе приказы, распоряжения, инструкции, протоколы), проставляется срок хранения "До минования надобности".

33. Отметка "ЭПК" означает, что в данном деле возможно образование документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, и при проведении экспертизы ценности дело должно быть просмотрено полистно на предмет включения его в опись дел постоянного хранения.

34. Оформленная, утвержденная в установленном порядке, согласованная и одобренная номенклатура дел должна состоять из:

1) титульного листа с указанием официального наименования и ведомственного подчинения организации, наименования номенклатуры дел, даты и места составления;

2) перечня наименований соответствующих структурных подразделений организации с указанием их номеров индексов по номенклатуре дел;

3) списка сокращенных слов с их расшифровкой (в строго в алфавитном порядке);

4) основной описательной части номенклатуры дел;

5) итоговой записи к номенклатуре дел.

35. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

36. Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года и после его согласования (утверждения) в установленном порядке с соответствующим органом управления и ведения архивным делом вводится в действие с 1 января. Действие номенклатуры дел определяется пятилетним сроком, в течение которого она ежегодно перепечатывается и утверждается с учетом изменений в составе документов. В случае изменений в структуре организации (филиала и представительства) номенклатура дел пересоставляется вновь и подлежит утверждению и согласованию в установленном порядке.

37. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

1) документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

2) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

3) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией, и иметь необходимые реквизиты;

4) группировать в дело документы одного календарного года (за исключением личных дел и переходящих дел);

5) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров;

6) документы внутри дела располагают в соответствии с последовательностью освещения вопроса (в хронологическом порядке, по решаемым проблемам) или вначале дела помещают инициативный документ, затем - ответный и иные документы, освещающие решение вопроса.

38. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

39. Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

40. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

41. Утвержденные планы, отчеты, лимиты, сметы и другие документы формируются отдельно от их проектов.

42. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

43. Обращения граждан и документы по исполнению по вопросам работы организации, фактов коррупции и другим важным вопросам, определенным государством, группируются раздельно от обращений граждан по личным и вопросам, непосредственно не относящимся к деятельности организации.

44. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

45. Документы на электронных носителях группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

46. Обложка дела должна содержать следующие реквизиты:

1) официальное наименование организации (филиала и представительства);

2) наименование населенного пункта;

3) наименование (заголовок) дела, его индекс по номенклатуре дел;

4) срок хранения дела;

5) количество листов в деле (заполняется после окончания дела делопроизводством).

47. В необходимых случаях (в делах, содержащих конфиденциальную информацию, личных делах, проектно - сметной документации) в дело вкладывается внутренняя опись документов.

48. При подготовке дел к передаче на хранение в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) или на государственное хранение проводится экспертиза ценности документов.

Экспертизой ценности документов называется процесс определения сроков хранения документов и отбора их на ведомственное (частное) или государственное хранение на основании установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан принципов и критериев.

49. В ходе экспертизы ценности дела постоянного хранения, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

1) подшивку или переплет дела;

2) нумерацию листов дела;

3) составление листа - заверителя дела;

4) составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

5) оформление реквизитов обложки дела.

50. Экспертиза ценности документов осуществляется специально определенными работниками структурных подразделений организации (филиалов и представительств) и постоянно действующей экспертной комиссией, создаваемой исполнительным органом организации (филиалами и представительствами) с включением, при необходимости, в ее состав работников соответствующих органов управления и ведения архивным делом. Положение об экспертной комиссии организации (филиала и представительства) в обязательном порядке подлежит согласованию с соответствующим органом управления и ведения архивным делом.

Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем исполнительного органа организации (филиалов и представительств).

К обязательному рассмотрению экспертной комиссии организации, относятся следующие вопросы:

1) об одобрении проектов конкретной, типовой и примерной номенклатур дел;

2) об одобрении описей дел постоянного хранения и по личному составу;

3) об одобрении актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

4) о состоянии делопроизводства и архивного хранения в организации (филиалах и представительствах);

5) об инициировании в установленном порядке предложений по изменению (установлению) сроков хранения отдельных категорий документов, установленных (не предусмотренных) "Перечнем документов, образующихся в деятельности страховых и перестраховочных организаций (с указанием сроков хранения)", прилагаемым к настоящей Инструкции (далее - Перечень);

6) об одобрении графиков передачи дел в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) или на государственное хранение.

51. Результаты экспертизы ценности документов оформляются в виде:

1) описи дел постоянного хранения, утверждаемой руководителем исполнительного органа организации (руководителем филиала и представительства) и соответствующим органом управления и ведения архивным делом;

2) описи дел по личному составу, утверждаемой руководителем исполнительного органа организации (филиала и представительства) и согласовываемого с соответствующим органом управления и ведения архивным делом;

3) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаемого руководителем исполнительного органа организации (филиала или представительства) и рассматриваемого соответствующим органом управления и ведения архивным делом;

4) справки о неполноте документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, утверждаемого руководителем исполнительного органа организации (филиала и представительства) и представляемого в соответствующий орган управления и ведения архивным делом.

52. В конце заверенных делопроизводством дел постоянного хранения и по личному составу должны подшиваться на отдельном листе заверительные надписи с указанием в цифровом и буквенном выражениях количества пронумерованных листов, подписи и расшифровки подписи.

53. Дополнительные реквизиты (номера фонда, описи, дела) проставляются после завершения экспертизы ценности.

54. Передача дел из структурных подразделений исполнительного органа организации в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) производится через два года на третий.