Постановление Правления Национального Банка от 14.06.2001 N 224
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ, УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫМИ УЧАСТНИКАМИ СТРАХОВОГО РЫНКА И СТРАХОВЫМИ АГЕНТАМИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ"

Приложение 1. Инструкция по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность

Глава 4. Временное хранение документов в ведомственном (частном) архиве организации

55. Порядок временного хранения документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан и их страховых копий в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства), устанавливается уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.

56. Ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) осуществляет хранение документов на бумажной, электронной основах и на пленочных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, дел по личному составу и дел временного срока хранения.

57. Электронные документы на внешних и внутренних магнитных носителях (в т. ч. дискетах, магнитных лентах) подлежат хранению в упакованном и опечатанном виде, с указанием сведений о лицах, ответственных за достоверность и качество передаваемых для учета и хранения магнитных носителей.

58. В целях обеспечения сохранности документов в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) проводится следующий необходимый комплекс работ:

1) ведение учета документов;

2) создание оптимальных условий хранения документов;

3) соблюдение порядка выдачи дел из ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства);

4) проверка наличия и состояния дел;

5) обеспечение физико-химической сохранности документов.

59. Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) документы, в том числе неописанные, страховые копии особо ценных документов, описи дел, и документы, образовавшиеся в деятельности других организаций. Основными учетными документами ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) являются:

1) книга учета поступлений и выбытия документов - для постоянного учета хранимых документов;

2) книга учета поступлений и выбытия страхового фонда - для постоянного учета особо ценных документов;

3) описи дел - для поединичного и суммарного учета дел.

60. В целях создания оптимальных условий для сохранности документов руководство исполнительного органа страховой организации обеспечивает:

1) предоставление под ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства), в соответствии с объемом и составом хранящихся дел, отдельного здания (или части здания), либо помещения специально оборудованного (приспособленного) для хранения документов (далее - хранилище);

2) соблюдение мер пожарной безопасности хранилища;

3) установление в помещении и хранилище охранной сигнализации;

4) создание оптимального температурно - влажностного и светового режима хранения документов;

5) проведение регулярных профилактических мероприятий против появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли;

6) установление металлических стеллажей или деревянных, обработанных огнезащитным составом.

61. Порядок выдачи дел из хранилища, включая выдачу дел в читальный зал ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) или во временное пользование ее структурных подразделений, другим организациям либо на проведение работ по микрофильмированию и реставрации документов определяется внутренним документом организации, утверждаемым руководителем исполнительного органа организации, с учетом требований настоящей Инструкции. Дела выдаются из хранилища во временное пользование на срок, не превышающий 10 дней - для сотрудников структурных подразделений исполнительного органа страховой организации (филиалов и представительств) и 3 месяца - для других юридических лиц. По истечению установленных сроков при необходимости производится переоформление документов на выданные дела. Выдача дел регистрируется в учетных документах.

62. В целях установления фактического наличия дел, внесенных в соответствующие описи, выявления дел, требующих консервационно - профилактической обработки и реставрации, исполнительным органом страховой организации (филиалами и представительствами) проводится проверка наличия и состояния документов и дел. Проверка документов Национального архивного фонда, включенных в описи дел постоянного хранения, производится не реже чем раз в 5 лет, дел по личному составу и документов временного хранения (свыше 10 лет) - не реже чем раз в 10 лет.

Единовременные внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся:

1) после перемещения дел в другое помещение (хранилище);

2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или в связи с имевшимся фактом доступа в хранилище постороннего лица (лиц);

3) при смене руководителя ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) или лица, ответственного за обеспечение хранения документов;

4) при реорганизации (ликвидации) организации, создании или упразднении ее филиалов и представительств.

Выявленные документы Национального архивного фонда с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы) или текста подвергаются специальной обработке: реставрации, дезинфекции, микрофильмированию, фотореставрации или копированию. Вне зависимости от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми.