3. Учет и рассмотрение обращений

7. Все поступившие обращения граждан, сотрудников органов внутренних дел должны быть зарегистрированы в секретариате (канцелярии) в день их поступления. На свободном от текста месте первой страницы письма ставится оттиск штампа органа, организации внутренних дел, указываются дата поступления и регистрационный номер.

Регистрационный номер может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений, например, начальной буквой фамилии автора обращения (Е-17), кодом службы (3/12) и т.п.

Конверты, в которых поступили обращения, сохраняются в течение всего периода их разрешения, после чего уничтожаются.

8. Учет обращения производится по карточкам, в которых ведутся записи о их движении и результатах разрешения (приложение 1). Карточки размещаются в картотеке по алфавиту. Если учет обращения осуществляется с применением электронно - вычислительной техники, то в карточку учета разрешается вносить дополнительные реквизиты, изменять их расположение. При этом должны сохраняться данные, предусмотренные карточкой учета. В органах внутренних дел, в которые поступает небольшое количество обращений, разрешается учет их вести в журнале (приложение 2).

9. Повторные обращения регистрируются также, как и первичные. В правом верхнем углу карточки (в журнале) делается отметка "повторно". На свободном от текста месте первой страницы письма проставляется штамп "повторно".

10. Повторным считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых:

1) обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в данный орган, организацию внутренних дел;

2) сообщается о несвоевременном разрешении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;

3) указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

11. Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, проверке не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и заявителям в установленном порядке давались ответы.

12. Обращения, в которых не указаны фамилия, имя, отчество, нет подписи, данные о месте жительства, работы или учебы заявителя, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат.

13. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам, которыми они пересланы для разрешения в орган внутренних дел, рассматриваются, как самостоятельные обращения и не должны учитываться как повторные.

14. Зарегистрированные обращения незамедлительно передаются на рассмотрение, как правило, руководителям органа, организации внутренних дел, которые обязаны дать по каждому на них письменные указания исполнителям.

На тексте обращения не следует делать никаких надписей (резолюций, указаний и т.п.).

15. Обращения, поданные в установленном порядке, подлежат обязательной регистрации и рассмотрению. Отказ в приеме обращения запрещается.

Обращения адресуются органу или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов.

Не допускается направление жалоб граждан для разрешения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

16. По каждому обращению должно быть принято одно из следующих решений:

о принятии к своему производству;

о передаче на разрешение в подчиненный или другой орган внутренних дел;

о направлении по принадлежности в другое ведомство, если вопросы, поднятые в письме, не входит в компетенцию органов внутренних дел;

о приобщении к ранее поступившему обращению.

О направлении обращения в другой орган внутренних дел или другое ведомство сообщается заявителю.

17. В случае, если вопрос выходит за пределы установленной компетенции, то уполномоченным должностным лицом принимается решение о направлении обращения компетентному государственному органу или должностному лицу с обязательным уведомлением заявителя в срок не более трех дней.

18. На обращение, взятое на контроль, заполняется контрольная карточка в двух экземплярах, одна из которых помещается в контрольную картотеку, а другая передается вместе с письмом исполнителю (приложение 3).

19. Вся переписка по обращениям ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения граждан направляются на бланках органов внутренних дел на государственном языке или на языке обращения заявителя.

20. После окончания проверки и фактического исполнения принятого решения обращения вместе с перепиской возвращается в секретариат (канцелярию) органа внутренних дел с надписью "В дело" и подписью руководителя органа, принявшего это решение.

21. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое письмо и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного письма или появления дополнительных документов, они подшиваются к данной группе документов. При оформлении дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, подшивать в дела запрещается.

22. Документы и переписка по обращениям граждан во всех органах, организациях внутренних дел учитываются и хранятся в секретариатах (канцеляриях) отдельно от других документов. Запрещается формирование и хранение дел у исполнителей.